Tilanne on alalla valitettavan tavallinen: isännöitsijällä on niin kiire, ettei hän arjen pyörityksessä ehdi edes vastaamaan puhelimeen. Liian monen isännöitsijän tehtävälista kun täyttyy sekalaisista töistä – ja asiakaspalvelukin pitäisi hoitaa vielä siinä sivussa.

Se, ettei isännöitsijää tavoita ja epätietoisuus siitä, miten yhdessä sovitut asiat edistyvät on yksi osakkaita ja asukkaita isännöinnissä eniten turhauttavista asioista. Tämä ei ole pelkkää mututuntumaa. Ennen kuin perustimme Aamun, me tapasimme yli 100 taloyhtiöiden edustajaa. Me emme nimittään halunneet arvailla vaan kuulla suoraan osakkailta ja asukkailta itseltään, minkälaista palvelua he isännöinniltään toivoisivat – ja millaista taas eivät missään nimessä halua. Ripeä palvelu ja selkeä viestintä asioiden edistymisestä olivat eräitä useimmin toistuvimmista toiveista. Mutta miten tämä saavutetaan?

Työnjaon tärkeys: Kukaan ei pysty hoitamaan kaikkea kunnolla yksin

Jotta isännöitsijää ei revittäisi jatkuvasti liian moneen suuntaan, on tärkeää tehdä selkeä työnjako. Kun jokaisella tiimillä on omat selkeät vastuualueensa, kenenkään ei tarvitse tehdä kaikkea yksin vaan kaikki saavat keskittyä täysillä omaan erikoisalaansa.

Me haluamme tarjota asiakkaillemme kiireisen sähellyksen sijaan priimaa palvelua ja samalla huolehtia työntekijöidemme jaksamisesta. Siksi Aamulla työskentelee isännöitsijöiden sijaan kiinteistöpäälliköitä, jotka keskittyvät täysillä taloyhtiöiden johtamiseen ja kehittämiseen samalla kun palvelumestarit hoitavat asiakaspalvelun. Koska palvelumestarit keskittyvät yksinomaan asiakaspalveluun, pystymme lupaamaan kolmen tunnin vastausajan kaikkiin yhteydenottoihin. Vastausaika koskee Aamun toimiston aukioloaikoja, koska tiedämme, että sydämellisen asiakaspalvelun salaisuus ovat hyvin levänneet ja työstään palautuneet työntekijät. Lisäksi kuittaamme asiakkaalle saman tien, kun asia on hoidettu.

Asiakas saa itse päättää, minkä palvelukanavan kautta häntä palvellaan

Asialleen omistautunut asiakaspalvelu on kuitenkin vain yksi osa yhtälöä. Asiakkaan näkökulmasta yhtä tärkeää voi olla se, mitä kautta asiakaspalvelun tavoittaa.

Kasvava osa isännöinnin asiakkaista haluaa hyödyntää asioinnissa digipalveluita. Digitaalisten palveluiden ei kuitenkaan pitäisi olla itseisarvo. Asiakkaiden kannalta tärkeintä on edelleen se, että asiakaspalvelu pelaa ja että sovitut asiat hoidetaan ajallaan. Toisaalta sähköiset toimintatavat ja perinteiset palvelut eivät myöskään sulje toisiaan pois. Ystävällinen asiakaspalvelu on aina ajankohtaista ja digitaalisten palveluiden rinnalla tarvitaan myös perinteisempää asiakaspalvelua.

Olivatpa kyseessä sitten digipalvelut tai perinteisemmät palvelukanavat, tärkeintä on aina se, että asiakas saa toivomaansa palvelua. Palveluntarjoajana me olemme täällä asiakkaitamme varten, ja siksi uskomme, että jokaisen asiakkaan tulisi itse saada määrittää, mitä palvelukanavaa hän haluaa hyödyntää. Siksi me tarjoamme asiakkaillemme kuusi eri palvelukanavaa, joilla pyrimme vastaamaan asiakkaiden erilaisiin toiveisiin, tarpeisiin ja tilanteisiin.

Nämä ovat Aamun palvelukanavat – valitse itsellesi sopivin:

1. Puhelin
Tavoitat meidät puhelimitse arkisin kello 11 – 16 numerosta 09 615 07 333.

2. Sähköposti
Voit lähettää meille sähköpostia osoitteeseen: palvelumestari@aamu.io.

3. Tilaa & ilmoita
Taloyhtiöidemme asukkaana voit hoitaa useat asumisen asiat kätevästi netissä Tilaa & ilmoita -palvelumme kautta juuri silloin, kun sinulle parhaiten sopii. Palvelun kautta voi tehdä remontti-ilmoituksen, ilmoittaa muutosta taloyhtiölle tai jättää vaikka varauspyynnön saunavuorosta.

Tutustu Tilaa & ilmoita -palveluun: https://aamu.io/tilaa-ilmoita/

4. Chatbot
Aamun väsymättömät asiakaspalvelu-botit palvelevat kellon ympäri. Aamun kotisivuilta löytyvien chatbottien avulla voi hoitaa useita asumisen asioita, tutustua Aamun palveluihin tai tehdä tarjouspyynnön.

5. Posti
Yhä useammat taloyhtiöt suosivat sähköistä viestintää, joka säästää sekä luontoa että postituskuluja. Ennustamme silti, että perinteiset kirjeet ja tiedotteet kulkevat rinnalla vielä pitkään. Yhdenvertaisuusperiaatteen toteutumiseksi postitammekin hallituksen luvalla taloyhtiön tiedotteet kaikille niille osakkaille ja asukkaille, jotka eivät ole antaneet suostumustaan sähköiseen viestintään

Digiä tai ei, tärkeintä on, että palvelu pelaa

Vaikka tarjoamme asiakkaillemme monta palvelukanavaa, itse prosessi on suoraviivainen. Riippumatta valitusta viestintätavasta kaikki asiakkaidemme yhteydenotot kirjautuvat meidän päässämme samaan sähköiseen järjestelmään. Näin pidämme huolen siitä, että vastaamme kaikkiin yhteydenottoihin kolmen tunnin kuluessa ja että tehtävät tulevat hoidetuksi sovittuun määräaikaan mennessä.

Ja niinhän se parhaillaan menee: järjestelmä toimii niin kuin pitää ja asiakas saa toivomaansa palvelua. Kaiken digipöhinän keskellä on nimittäin helppo unohtaa, että teknologian kehityksestä huolimatta asiakkaiden tarpeet ovat pysyneet pitkälti samana. Hoidettiinpa asiat diginä tai ei, asiakkaan näkökulmasta tärkeintä on edelleen se, että tarjottu palvelu on ripeää ja ystävällistä ja että sovitut asiat hoidetaan ajallaan maaliin asti. Loppupeleissä tärkeintä on edelleen aina se, että asiakas saa haluamaansa palvelua.