Oma asunto on useimmille meistä elämämme suurin sijoitus. Kevään yhtiökokouksen tulisikin olla yksi vuoden tärkeimmistä päivistä jokaisen osakkaan kalenterissa: Yhtiökokous käyttää taloyhtiössä ylintä päätösvaltaa ja on samalla osakkaan tärkein vaikutuskanava taloyhtiön asioihin.
Suuri osa osakkaista ei kuitenkaan osallistu yhtiökokoukseen. Moni heistä kokee, että kokous ja siellä käsiteltävät asiat ovat turhan vaikeita ja monimutkaisia. Sitä niiden ei kuitenkaan tarvitse olla. Taloyhtiön hallitus voi tehdä paljon sen eteen, että yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat avautuvat kaikille osakkaille. Kokosimme vinkit, joilla yhtiökokous sujuu mutkattomasti.
1. Kutsut
Huolella laadittu kutsu luo raamit kokoukselle kuin kokoukselle. Yhtiökokouskutsun kohdalla kyseessä ei ole pelkkä muodollisuus, sillä kutsusta ja sen sisällöstä säädetään asunto-osakeyhtiölaissa:
- Aika: Kokouskutsu on toimitettava osakkaille aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen kokouksen ajankohtaa. Itse kokous tulee pitää kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä eli yleensä keväällä.
- Sisältö: Kokouskutsussa on mainittava taloyhtiön nimi, koollekutsuja, kokousaika ja -paikka sekä kokouksessa käsiteltävät asiat. Kutsussa tulee myös ilmoittaa, missä ja milloin kokousasiakirjat ovat osakkaiden nähtävissä.
Yhtiökokouskutsuun kannattaa panostaa, sillä kutsu luo pohjan koko kokouksen kululle. Yhtiökokouksessa voidaan päättää vain niistä asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa. Parhaimmillaan selkeä ja informatiivinen kutsu madaltaa kynnystä osallistua kokoukseen.
Lue lisää: ”Nyt koko taloyhtiö tietää, mitä milloinkin tapahtuu ja miksi” – 4 tapaa, joilla taloyhtiö hyötyy viestinnästä
Vinkki: Hyödynnä sähköistä viestintää
Monisivuisen yhtiökokouskutsun toimittaminen perinteisellä postilla tulee yllättävän kalliiksi. Taloyhtiölle kertyy kuluja niin kutsujen tulostamisesta kuin postittamisestakin.
Hallituksen kannattaa rohkaista osakkaita siirtymään sähköiseen viestintään ennen kokouskutsun lähettämistä. Kun osakas on antanut suostumuksensa sähköiseen viestintään, kokouskutsu voidaan toimittaa hänen sähköpostiinsa ilman mitään ylimääräisiä kuluja.
Nykyään osakkaiden kokouskutsut toimitetaan niihin posti- tai sähköpostiosoitteisiin, jotka on merkitty Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään. Osakkaiden täytyy itse ilmoittaa sähköpostiosoitteensa järjestelmään.
Hallituksen kannattaa vinkata osakkaille jo hyvissä ajoin, että sähköpostiosoitteen ilmoittaminen onnistuu helposti verkossa: https://www.maanmittauslaitos.fi/osakehuoneiston-omistajan-yhteystiedot
Lue lisää: Huoneistotietojärjestelmä siirtyy seuraavalle tasolle – näin se vaikuttaa
2. Asiakirjat
Yhtiökokouskutsun mukana toimitetaan usein iso liuta asiakirjoja. Asunto-osakeyhtiölain mukaan tiettyjen asiakirjojen tulee olla osakkaiden nähtävänä vähintään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta.
Nämä asiakirjat toimitetaan yleensä kokouskutsun mukana:
- Hallituksen päätösehdotukset
- Viimeinen tilinpäätös
- Toimintakertomus
- Tilintarkastuskertomus
- Toiminnantarkastuskertomus
Koska kokouksessa käsiteltävät asiat pohjaavat pitkälti näihin asiakirjoihin, osakkaita neuvotaan usein tutustumaan materiaaleihin huolella ennen kokousta. Moni kuitenkin kokee materiaalit liian monimutkaisiksi, etenkin kun niihin pitäisi perehtyä omien kiireiden keskellä.
Hallitus ja isännöitsijä voivat tehdä paljon sen eteen, että kokouskutsun materiaalit olisivat mahdollisimman selkeitä ja helposti lähestyttäviä. Sen sijaan, että kutsun liitteenä toimitetaan pelkkä liuta dokumentteja, tietoa voidaan jäsennellä esimerkiksi erilaisiin tiivistelmiin ja kuvaajiin. Myös lyhyt aihesanasto voi auttaa avaamaan eri asiakirjojen sisältöä.
Selkeiden materiaalien avulla kaikkien osallistujien on helpompaa seurata kokousta sekä osallistua kokouksessa käytävään keskusteluun ja päätöksentekoon. Tämä auttaa pysymään aiheessa eikä kokous veny turhan pitkäksi.
3. Kokouksen sisältö
Yhtiökokouksen sisällössä ei sinänsä ole yllätyksiä, sillä kokouksessa päätetään vain niistä asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa. Hyvällä ennakkovalmistautumisella voidaan vaikuttaa siihen, kuinka jouhevasti esityslistalla olevat asiat saadaan käsiteltyä.
Hyvän pohjan antaa jo se, että pidetään kiinni kokouksen tehtävänjaosta ja käsitellään asiat yksi kerrallaan. Puheenjohtaja ohjaa keskustelua antamalla puheenvuoron kunkin asian esittelijälle, jakamalla keskustelupuheenvuorot sekä päättämällä keskustelut.
Mahdollisiin vastaesityksiin kannattaa varautua jo kokouksen alussa. Kun kokouksessa hyväksytään kannatusmenettely, vain kannatusta saavista ehdotuksista äänestetään.
Tilinpäätös
Yhtiökokouksen tärkein tehtävä on taloyhtiön tilinpäätöksen vahvistaminen. Hallituksen ja isännöitsijän on hyvä päättää jo etukäteen, kuinka tarkasti tilinpäätös kokouksessa esitellään. Koska osakkaat ovat oletettavasti tutustuneet tilinpäätökseen jo etukäteen, tilinpäätöstä ei ole mielekästä lukea kokouksessa läpi kokonaisuudessaan.
Talousarvion vahvistaminen
Talousarvio on suunnitelma taloyhtiön seuraavan tilikauden tuloista ja menoista. Hallitus valmistelee talousarvion ja yhtiökokous hyväksyy sen.
Eniten osakkaita kiinnostavat yleensä vastikkeet, joihin Isännöintiliiton Talousbarometri ennustaa maltillista nousua myös ensi vuonna.
Jos taloyhtiön vastiketta joudutaan nostamaan, hallituksen kannattaa valmistautua esittelemään kokouksessa ne kulut, jotka ovat nousseet viime vuoteen verrattuna. Mikäli kokouksessa ehdotetaan, että vastike pidettäisiin aiemmalla tasolla nousevista kuluista huolimatta, hallituksen tulee tehdä selväksi, ettei taloyhtiö voi ottaa lainaa kustannusten kattamiseksi.
Kunnossapitotarveselvitys
Taloyhtiön kunnossapitotarveselvitys eli KPTS on hallituksen arvio taloyhtiön tulevista kunnossapito- ja korjaustarpeista seuraavalle viidelle vuodelle. Lain mukaan hallituksen tulee esittää KPTS yhtiökokoukselle vuosittain.
Jotta kokous etenisi sujuvasti, hallituksen on hyvä päättää etukäteen, kuka selvityksen esittelee.
On hyvä muistaa, että KPTS esitetään yhtiökokouksessa tiedoksi eli yhtiökokous ei voi muuttaa sen sisältöä.
Lue lisää: Taloyhtiön rakennuksen elinkaaren hallinta – strategisen kunnossapitotarveselvityksen laatiminen
Hallituksen valinta
Pelkkä yhtiökokoukseen osallistuminen ei velvoita osakasta mihinkään eikä ketään voida valita hallitukseen ilman hänen suostumustaan. Jotta itse kokouksessa ei kulu aikaa osakkaiden tahtotilan selvittelyyn, hallituksen on hyvä kuulostella jo etukäteen, keneltä löytyisi kiinnostusta hallitustyöhön. Tämä on tärkeää etenkin silloin kun on tiedossa, että joku jäsenistä on jäämässä hallituksesta pois.
Jos taloyhtiössä on toiminnantarkastaja, turvallisuuspäällikkö ja/tai väestönsuojahoitaja, kannattaa osakkaiden kiinnostusta myös näihin tehtäviin selvitellä jo ennen kokousta.
Hallituksen esitys urakkaan ryhtymisestä
Jos hallitus esittää yhtiökokouksessa johonkin urakkaan ryhtymistä, esitys urakasta on hyvä toimittaa osakkaille kokouskutsun mukana. Näin osakkailla on mahdollisuus tutustua projektiin jo etukäteen eikä kokouksessa kulu aikaa perusasioiden kertaamiseen. Esitykseen on hyvä koota tiedot projektiin johtaneista tutkimuksista ja kilpailutuksesta sekä liittää mukaan kustannusarvio.
Jotta asian käsittely etenisi mahdollisimman sujuvasti, kokoukseen kannattaa kutsua paikalle esimerkiksi projektin suunnittelija tai urakoitsija. Kun asiantuntija voi vastata osakkaiden teknisiin kysymyksiin saman tien, kokouksessa ei juututa väittelemään esimerkiksi käytännön järjestelyistä hissi- tai julkisivuremontin aikana.
Lue lisää: Energiaremontti on sijoitus taloyhtiön tulevaisuuteen
Muut aiheet
Yhtiökokouksessa voidaan päättää vain niistä asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa. Esityslistalta mahdollisesti löytyvä kohta ”muut käsiteltävät asiat” onkin varattu yksinomaan keskustelulle, ei päätöksille.
Keskustelu on hyvä jättää kokouksen loppuun ja puheenjohtajan kannattaa pitää jämäkästi kiinni puheenvuorojen jakamisesta. Jotta keskustelu olisi mahdollisimman rakentavaa, hallituksen on hyvä valmistella vastaukset taloyhtiössä erityisesti puhuttaneisiin aiheisiin.
Riitaisat aiheet
Jos esityslistalla on jokin tunteita kuumentava aihe (esim. parveketupakointi tai sähköautojen lataaminen), hallituksen kannattaa valmistautua sen käsittelyyn tilaamalla lainopillinen lausunto, jonka voi liittää kokouskutsun mukaan. Tämä auttaa pitämään keskustelun asialinjalla ja välttymään tunnepitoiselta väittelyltä. Mikäli tilanne on erityisen riitaisa, kokoukseen voi pyytää paikalle kiinteistölakimiehen.
4. Tiedottaminen kokouksen jälkeen
Osakkaille on hyvä tiedottaa yhtiökokouksen keskeisistä päätöksistä mahdollisimman pian kokouksen jälkeen. Selkeään tiedotteeseen voidaan koota esimerkiksi vastikkeiden ja käyttökorvausten määrät sekä tiedot hallituksen jäsenistä ja puheenjohtajasta.
Myös asukkaille on hyvä tiedottaa heitä koskevista asioista, esimerkiksi vesivastikkeen ja eri käyttökorvausten määristä sekä hallituksen kokoonpanosta.
Emännöintitoimisto Aamu johtaa tiedolla ja palvelee sydämellä. Me emme vain pyöritä arkea, vaan huolehdimme talostasi kuin omastamme – yhtiökokouksessa ja ympäri vuoden. Laske hinta-arvio emännöinnistä.
