Vuoden mittaa taloyhtiössä sattuu ja tapahtuu. Ehkä tulossa on isompi remontti. Kenties
kyseessä ovat vaihtuvat vuodenajat ja niihin liittyvät jokavuotiset muutokset.
Jotta taloyhtiöelämä sujuu mahdollisimman kitkattomasti, on tärkeää pitää huoli siitä, että
koko taloyhtiö tietää, mitä milloinkin tapahtuu ja miksi.
Perinteisesti isännöintialalla ei ole juuri panostettu viestintään, vaan asioista on tiedotettu
vähän siinä kaiken muun sivussa – jos silloinkaan. Tätä perinteistä asetelmaa on korkea aika
tarkastella uusiksi. Esittelemme seuraavaksi viisi tapaa, joilla taloyhtiö hyötyy selkeästä ja
suunnitelmallisesta viestinnästä.
1. Vältytään kalliilta vahingoilta
Vaikka kaikilta vahingoilta ei arjen pyörityksessä voida välttyä, taloyhtiöarjessa on useita
tilanteita, joihin voidaan varautua etukäteen.
Taloyhtiöissä useat vaaranpaikat toistuvat vuodesta toiseen ja niistä on hyvä muistuttaa
asukkaita jo etukäteen. Joka joulu joltakulta unohtuu, ettei kinkunrasvaa saa kaataa
viemäriin. Kun hyytyvä rasva tukkii viemärin, putkia voidaan joutua avaamaan pitkältäkin
matkalta ja pahimmillaan tuloksena on vesivahinko.
Näiltä kalliilta harmeilta voidaan välttyä, kun asukkaille tiedotetaan vuodenkiertoon
liittyvistä askelmerkeistä jo hyvissä ajoin. Kinkun rasvan käsittelyn lisäksi asukkaita voidaan
muistuttaa esimerkiksi liukkaudentorjunnasta talvipakkasilla ja kodin turvallisuudesta
kesälomareissujen aikana.
Ennakoitavissa olevat vaaranpaikat eivät liity ainoastaan vuodenkiertoon. Mikäli taloyhtiöön
ei esimerkiksi ole vielä asennettu sähköautojen lataustolppia, asukkaille on hyvä tiedottaa,
ettei sähköautoja saa ladata lämmitystolpista tai tavallisista pistorasioista: vaarana on
ylikuormitus ja jopa tulipalo.
2. Yhteiset kulut laskevat
Lähes jokaisessa taloyhtiössä piilee hyödyntämätöntä säästöpotentiaalia. Myös asukkaat ja
osakkaat voivat vaikuttaa yhteisiin kustannuksiin helpoilla arjen valinnoilla. Ongelmana on
se, että usein niistä ei olla tietoisia.
Harva esimerkiksi tulee ajatelleeksi, että jokaisesta taloyhtiön postittamasta paperisesta
tiedotteesta, laskusta ja yhtiökokouskutsusta aiheutuu taloyhtiölle kustannuksia. Samojen
asiakirjojen sähköisestä toimittamisesta ei sen sijaan aiheudu taloyhtiölle mitään
erilliskuluja. Moni paperipostia vastaanottava vaihtaisi ilomielin sähköiseen viestintään, jos
vain olisi asiasta tietoinen.
Oman lisänsä tähän tuo huoneistotietojärjestelmään siirtyminen, jonka myötä osakkaiden
yhteystietoja ei enää hallinnoi isännöintitoimisto vaan Maanmittauslaitos. Harva osakas
hoksaa itse päivittää sähköpostiosoitteensa järjestelmään. Tiedottamalla asiasta aktiivisesti
taloyhtiö voi kannustaa osakkaita laskemaan yhteisiä kuluja ja helpottamaan kaikkien arkea.
Avoin viestintä voi auttaa laskemaan taloyhtiön kuluja myös isommalla skaalalla. Vaikka
kohoavista energiakustannuksista on tullut kestopuheenaihe, useissa taloyhtiöissä
nostetaan kädet pystyyn ja toivotaan, että asukkaat sattuisivat nappaamaan sieltä täältä
energiansäästövinkkejä.
Taloyhtiön energiankulutusta ei kuitenkaan tarvitse, saati kannata, jättää pelkän sattuman
varaan. Sen sijaan taloyhtiön kannattaa viestiä aktiivisesti kaikille asukkaille, että jokainen
voi omilla valinnoillaan vaikuttaa yhteisiin kustannuksiin. Samalla voidaan antaa käytännön
vinkkejä siitä, miten omaa energiankulutusta voi vähentää.
3. Turvallisuus paranee ja väärinymmärrykset vähenevät
Taloyhtiön turvallisuutta ei kannata jättää sattuman ja oletusten varaan, vaan asukkaille
kannattaa tiedottaa turvallisista toimintatavoista ja mahdollisista riskeistä jo etukäteen.
Selkeä ja suunnitelmallinen viestintä onkin tärkeä osa taloyhtiön kokonaisturvallisuutta.
Esimerkiksi paloturvallisuus on koko taloyhtiön yhteinen asia: Yhdenkin asunnon puuttuva
tai toimimaton palovaroitin voi vaarantaa koko kiinteistön turvallisuuden.
Vuonna 2024 voimaantulleen lakiuudistuksen myötä taloyhtiöt ovat vastuussa
palovaroittimista. Lakiuudistuksen toivotaan parantavan kiinteistöjen paloturvallisuutta,
mutta se voi johtaa myös väärinkäsityksiin ja tahattomiin laiminlyönteihin.
Vaarana on, että asukkaat olettavat, että palovaroittimen voi jättää kokonaan taloyhtiön
huoleksi. Tosiasiassa asukkaat ovat edelleen vastuussa oman palovaroittimensa toiminnan
testaamisesta ja mahdollisten vikojen ilmoittamisesta taloyhtiölle. Tästä vastuunjaosta
muistuttaminen on helppo tapa parantaa koko kiinteistön turvallisuutta.
Vaaratilanteiden lisäksi avoimella viestinnällä voidaan ehkäistä myös väärinymmärryksiä, sillä monet
taloyhtiön kiistatilanteet johtuvat tiedon puutteesta. Esimerkiksi remontit ja muut hankkeet
herättävät yleensä kaikkein kuumimpia tunteita silloin, kun niistä ei ole tiedotettu avoimesti
ja ajoissa. Mikäli talon väelle syntyy tunne siitä, että yhteisistä asioista päätetään ovien
takana pimennossa, tilanne tulehtuu helposti.
Kun osakkaille ja asukkaille tiedotetaan yhteisistä päätöksistä ja hankkeista
suunnitelmallisesti ja selkeästi, riski väärinkäsityksiin ja jopa riitoihin vähenee. Erityisen hyvä
on, jos päätöksiä voidaan perustella datalla. Oikea-aikainen viestintä tarjoaa osakkaille myös
mahdollisuuden esittää kysymyksiä ja antaa palautetta, mikä vähentää sekä turhautumista
että väärinkäsityksiä.
4. Aikaa säästyy ja arki helpottuu
Kun taloyhtiön asioista tiedotetaan suunnitelmallisesti, asukkaiden aika ei kulu kyselyyn ja
asioiden selvittämiseen. Se, että asukkaiden ja osakkaiden pitää olla puhelimen äärellä
toimistoaikaan selvittelemässä asioita, joista olisi voitu tiedottaa kerralla koko taloyhtiölle,
ei ole kenenkään etujen mukaista.
Esimerkiksi huoneistotietojärjestelmään siirtyminen ja järjestelmän kehitystyö koskettaa
käytännössä kaikkia taloyhtiöitä ja niiden osakkaita. Järjestelmään siirtyminen herättää
osakkaissa monenlaisia kysymyksiä: Mitä tietoja ja millä aikataululla järjestelmään kirjataan?
Ja ennen kaikkea: mitä ja milloin minun pitää osakkeenomistajana tehdä?
Jo etukäteen oli selvää, että samat kysymykset tulevat toistumaan yhä uudelleen.
Suunnitelmallisen viestinnän avulla niihin voidaan varautua jo ennakkoon.
Tiedottamalla osakkaita tulossa olevista muutoksista selkeästi jo etukäteen säästetään
kaikkien hermoja ja aikaa. Kun yleisimpiin kysymyksiin on tarjolla selkeät vastaukset,
osakkaat voivat valmistautua muutoksiin ilman epätietoisuutta ja turhaa stressiä. Kun
jokaisen osakkaan ei tarvitse yksitellen selvitellä vastauksia samoihin kysymyksiin, myös
kiinteistöpäällikön aikaa vapautuu muiden tehtävien edistämiseen. Toisin sanoen hän pystyy
tarjoamaan taloyhtiöille parempaa palvelua.
5. Yhteisöllisyys ja asukastyytyväisyys lisääntyvät
Hyvin toteutettu viestintä vahvistaa koko taloyhtiön hyvinvointia ja yhteisöllisyyttä.
Asukkaille ja osakkaille on hyvä tiedottaa aktiivisesti yhteisistä tapahtumista, vaikkapa
tulossa olevista syystalkoista. Se, että omat naapurit tunnetaan ja kohdatessa moikataan
lisää paitsi yhteisöllisyyden myös turvallisuuden tunnetta taloyhtiössä.
Hyvinvoivassa taloyhtiössä asukkaat kokevat, että heitä kuunnellaan ja epäkohtiin
puututaan. Avoin ja selkeä viestintä yhteisistä asioista voi jopa innostaa osakkaita mukaan
taloyhtiön hallitukseen.
Asukaskysely on tehokas keino luoda osallisuuden tunnetta ja samalla sitouttaa kaikki
asukkaat yhteisiin pelisääntöihin. Aktiivinen tiedottaminen asukaskyselystä (milloin, miten ja
miksi se toteutetaan) motivoi asukkaita osallistumaan. Näin taloyhtiö saa arvokasta tietoa
siitä, mikä taloyhtiössä toimii ja missä on parantamisen varaa.
Viestimällä asukkaille avoimesti kyselyn tuloksista sekä toimenpiteistä, joihin tulosten
pohjalta ryhdytään, vahvistetaan osallisuuden tunnetta ja samalla koko taloyhtiön
hyvinvointia.
Arvaatko muuten, mihin asioihin asukaskyselyissä usein toivotaan lisäpanostusta? Yhteisöllisyyteen ja yhteisistä asioista tiedottamiseen
Me laadimme asiakkaillemme taloyhtiön tarpeiden mukaan räätälöidyn
viestintäsuunnitelman, myös poikkeustilanteiden varalle. Tutustu viestintäpalveluihimme
täällä. Koska sujuva, avoin ja kaikki asukkaat ja osakkaat tavoittava viestintä on koko
taloyhtiön etu, laadimme tarvittaessa taloyhtiön tiedotteet myös englanniksi.
