Vuoden lähestyessä loppuaan on aika kääntää katse tulevaan. Kysyimme kiinteistöpäälliköltämme Simolta vinkit taloyhtiön tulevan vuoden suunnitteluun.
Miltä taloyhtiön taloustilanteen pitäisi näyttää vuodenvaihteessa?
Talousarviosuunnittelussa kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että taloyhtiön kassa on kunnossa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että hoitovastikepuskuria tulisi olla jatkuvasti noin 2–3 kuukauden hoitovastikekertymän verran.
– Kaikilla taloyhtiöllä on hyvä olla ylijäämää vuoden vaihteessa. Monella taloyhtiöllä ylijäämää tulisi olla myös tilikauden päättyessä koska vuoden kalleimmat kuukaudet sijoittuvat yleensä juuri vuoden vaihteeseen talvikaudelle, Simo kertoo.
Riittävä hoitovastikeylijäämä mahdollistaa sen, että akuutteihin toimenpiteisiin voidaan tarttua heti ja hankkeita pystytään toteuttamaan suunnitelmallisesti. Taloyhtiön heikko taloustilanne voi puolestaan johtaa siihen, että isännöitsijän työaika kuluu lähinnä laskujen sopimiseen ja maksujärjestelyihin.
Simo muistuttaa, ettei hyvä kassapuskuri suinkaan tarkoita avointa piikkiä. Myös ylijäämäisessä taloyhtiössä hallitus istuu rahakirstun päällä ja seuraa tilannetta kiinteistöpäällikön kanssa.
– Hallituksen kokouksissa katsotaan taloyhtiön ennakot ja saatavat ja niiden tasapaino. Saataviin puututaan nopeasti ja arvioidaan maksuvalmiutta, Simo kuvailee.
Pääomavastikkeella katetaan taloyhtiön pääomavastikkeella katettavia lainoja, esimerkiksi remonttilainoja. – Pääomavastikkeiden suhteen on tärkeää huomioida ostovelat, eli sellaiset laskut, jotka on hyväksytty maksuun mutta eivät ole vielä lähteneet tililtä, Simo sanoo.
Miten ja milloin tulevan vuoden korjaustöitä kannattaa suunnitella?
Pitkällä aikavälillä taloyhtiön kustannusrasitusta määrittää ennen kaikkea säännöllinen huoltotoiminta ja oikein mitoitetut ja ajoitetut korjaustyöt. Turhan usein asioita tarkastellaan väärässä mittakaavassa. Taloyhtiössä voidaan esimerkiksi takertua muutamiin satasiin ja unohtaa laajempi kokonaiskuva.
Kunnossapitotarveselvitys eli KPTS on yksi niistä työkaluista, jotka auttavat taloyhtiötä katsomaan pidemmälle tulevaisuuteen. KPTS esitellään vuosittain yhtiökokouksessa. Kun KPTS tehdään jo vuoden lopulla, sen avulla voidaan ennakoida tulevan vuoden toimenpiteitä. Näin saadaan lista niistä hankkeista, joita taloyhtiö haluaa kilpailuttaa jo ennen kevätkautta. Vuoden lopulla tehty KPTS-luonnos voidaan päivittää tarvittavilta osin vielä ennen kevään yhtiökokousta.
Tietyt taloyhtiön hankkeet edellyttävät taustaselvityksiä, esimerkiksi kattotutkimuksia. Näitä suunnitellessa tulee huomioida vuodenkierto: Talvikaudella tehdään pääasiassa kiinteistön sisäpuolella tapahtuvia töitä, kun taas kesällä onnistuvat myös ulkona tapahtuvat selvitykset.
Miten taloyhtiön hoitovastike tulisi määritellä?
Hoitovastike on taloyhtiön talouden kivijalka, jolla katetaan kiinteistön ylläpito- ja hallintokulut. Hoitovastikkeella katetaan esimerkiksi taloyhtiön kunnossapito- ja korjauskulut; sähkö-, lämmitys- ja vesimaksut; siivous- ja jätehuoltokulut sekä isännöintipalkkiot. Jotta taloyhtiön arki rullaa sujuvasti, hoitovastikkeen tulee olla oikealla tasolla.
Ihannetilanteessa hoitovastikkeen määrä ei heilahtele vuodesta toiseen. Aamulla taloussuunnittelua helpottaa taloyhtiöille laadittava viiden vuoden talousennuste, jonka kiinteistöpäällikkö käy läpi yhdessä hallituksen kanssa. – Kun taloyhtiölle laaditaan huolella pitkän tähtäimen talousennuste, hoitovastikkeet voidaan asettaa oikealle tasolle ilman turhia heilahteluja, Simo kuvailee.
Viiden vuoden talousennusteesta on taloyhtiöille konkreettista hyötyä. Simo mainitsee esimerkkinä taloyhtiön, jonka kassa oli Aamun asiakkaaksi tullessa nollilla. – Pitkällä aikavälillä olemme voineet laskea taloyhtiön hoitovastiketta 1 eurolla/m2. Nyt taloyhtiön kassa on plussalla ja riittävää puskuriakin löytyy, Simo kertoo.
Aamun talousennusteissa huomioidaan taloyhtiön tiedossa olevien korjaushankkeiden lisäksi myös yleiset ennustetut kustannusvaihtelut. – Hoitokulujen nousu on ollut rajua vuodesta 2021 alkaen ja samalla inflaatio on laukannut. Nyt vaikuttaa siltä, että kustannusten nousu on hieman tasaantunut, Simo toteaa.
Tuoreimman kiinteistön ylläpidon kustannusindeksin mukaan kustannukset nousivat 0,7 % vuoden takaiseen verrattuna. Osa taloyhtiöistä kuitenkin reagoi kustannusten aiempaan nousuun liian hitaasti ja kassat ovat jo ehtineet huventua.
– Aamulla taloyhtiöitä johdetaan tiedolla. Emme vain luettele numeroita, vaan havainnollistamme taloyhtiön taloutta hallitukselle ja osakkaille graafien ja muiden visuaalisten mallien avulla, Simo kertoo.
Alla olevassa esimerkkikuvassa näkyy kantakaupungissa sijaitsevan suurehkon taloyhtiön tilanne. Taloyhtiöllä ei alun perin ollut juuri minkäänlaista hoitovastikepuskuria. Hoitovastikkeen korjausliike tehtiin pitkällä aikajänteellä, jolloin myös yksittäisten osakkaiden kustannusrasitus jakautui tasaisesti pidemmälle ajanjaksolle.
Mitkä tilinpäätöksen perusasiat hallituksen jäsenten tulisi tietää?
Tilinpäätöksen tarkastaminen on hallituksen tärkein tehtävä, johon kannattaa paneutua huolella. Tilikauden keskeiset asiat ja vastikerahoituslaskelma löytyvät taloyhtiön toimintakertomuksesta. Jos tilinpäätöksen tulkitseminen ei ole ennestään tuttua, hallituksen jäsenet voivat pyytää isännöitsijää tai kiinteistöpäällikköä avaamaan eri termejä ja sisältöjä.
Taloyhtiön numeroita ei pidä lähestyä samalla tavalla kuin yrityksen tilinpäätöstä. – Asunto-osakeyhtiön perimmäinen tarkoitus ei ole tuottaa voittoa vaan asumisvalmiutta taloyhtiön osakkaille, Simo muistuttaa.
Tilinpäätöksen vastikelaskelma kertoo taloyhtiön taloudellisesta tilanteesta. Tilinpäätöksessä kannattaakin kiinnittää huomiota hoitovastikejäämän ja pääomavastikejäämän tasapainoon. Esimerkiksi marraskuussa tilikauden lopulla taloyhtiölle on voinut kertyä reilustikin pääomavastiketta, jolla katetaan tulevat lainanlyhennykset. Kiinteistöpäällikkö vastaa siitä, että rahat ovat tilillä oikeaan aikaan ja kertymä käytetään lainojen lyhennykseen.
Rahoitusvastikkeen jälkilaskelmasta hallitus näkee, että hoitovastikkeilla kerätty raha käytetään hoitovastikkeilla katettavien kulujen hoitoon ja pääomavastikkeilla kerätyt rahat menevät lainojen hoitoon. – Me Aamun kiinteistöpäälliköt seuraamme hoitovastikkeiden kumuloituvaa ylijäämää tai alijäämää. Osakkaat saavat nämä tiedoksi tilinpäätöksessä yhtiökokousmateriaalin mukana, Simo vinkkaa.
Mihin asioihin osakkaan tai ostajan kannattaa kiinnittää huomiota taloyhtiön tilinpäätöksessä?
Osakkaan ja hallituksen jäsenen kannalta tilinpäätöksen keskeisintä taloustietoa on vastikerahoituksen jälkilaskelma. Simon mukaan huomiota kannattaa kiinnittää etenkin eri vastiketyyppien kumuloituviin yli- tai alijäämiin.
– Käyttövastikkeissa tähdätään lähtökohtaisesti nollaan. Uudemmissa kohteissa kerätään usein tontinvuokravastiketta, jossa tähdätään nimenomaan nollaan. Etenkin silloin, jos osa osakkaista on jo maksanut tonttivastikkeensa pois ja vain osa maksaa sitä, vastikejäämän tulisi olla nolla, Simo sanoo.
Kumulatiivisten tietojen yhteydessä kannattaa myös katsoa, onko taloyhtiöllä hoitovastikkeella katettavaa lainaa tai tililimiittiä. Etenkin hankkeiden yhteydessä on tyypillistä, että tilinpäätöksestä löytyy joko toista tai molempia.
Simo kuvailee Aamulle vuoden alussa tullutta taloyhtiötä, jossa hoitovastikkeella katettava laina ylitti hoitovastikeylijäämän. Tilanne korjattiin yhtiökokouksessa muuttamalla hoitovastikkeella katettavan lainan osuus hoitovastikkeesta pääomavastikkeella katettavaksi lainaksi. – Yhtiökokouksessa kannattaakin hakea hallitukselle valtuutus muuttaa tonttivuokravastiketta tai pääomavastiketta yhtiökokousten välillä, Simo neuvoo.
Entä jos isännöintitoimisto vaihtuu juuri tilikauden päättyessä?
Se missä vaiheessa vuotta isännöintitoimisto vaihtuu vaikuttaa suoraan siihen, kuka taloyhtiön tilinpäätöksen laatii.
– Jos taloyhtiö aloittaa meillä loppuvuodesta, lähettävä toimisto tekee välitilinpäätöksen ja me Aamulla hoidamme koko vuoden tilinpäätöksen. Jos taas uusi asiakas aloittaa meillä vuoden alussa, vanha isännöintitoimisto tekee edeltävän vuoden tilinpäätöksen kokonaisuudessaan, Simo kertoo.
Yleisesti ottaen helmi-maaliskuu on varsin otollinen aika isännöinnin vaihdokselle. Silloin edellinen toimisto hoitaa tilinpäätöksen, mikä selkeyttää siirtymää. Tilinpäätöskokouksen pitäjäksi voidaan sopia tapauskohtaisesti joko vanhan tai uuden isännöintitoimiston edustaja.
Aamulla panostetaan siihen, että yhteistyö uuden taloyhtiön kanssa käynnistyy mahdollisimman sujuvasti.
– Kun uusi asiakas aloittaa meillä, tarjoamme hallituksen jäsenille opastusta asiakasjärjestelmiemme käyttöön ja esittelemme, mitä asioita sieltä on nähtävissä. Käymme myös tarpeen mukaan kaikki taloyhtiön sopimukset yhdessä läpi hallituksen kanssa, Simo kertoo.
Onko isännöinnin vaihtaminen ajankohtaista omassa taloyhtiössäsi? Jätä meille tarjouspyyntö helposti ja ilman sitoumuksia. Pyydä tarjous.
