Yhtiökokous käyttää taloyhtiössä ylintä päätösvaltaa ja on samalla osakkaan tärkein vaikutuskanava taloyhtiön asioihin. Koska oma asunto on useimmille meistä elämämme suurin sijoitus, kevään yhtiökokouksen pitäisi olla yksi vuoden tärkeimmistä päivistä jokaisen osakkaan kalenterissa.
Siksi onkin yllättävää, kuinka suuri osa osakkaista ei osallistu yhtiökokouksiin. Monista tuntuu, että kokous ja siellä käsiteltävät asiat ovat turhan vaikeita ja monimutkaisia. Sitä niiden ei kuitenkaan tarvitse olla. Hallitus voi tehdä paljon sen eteen, että yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat avautuvat kaikille osakkaille mahdollisimman hyvin. Näillä vinkeillä yhtiökokous sujuu mutkattomasti.
1. Kutsut
Huolella laadittu kutsu luo hyvän pohjan kokoukselle kuin kokoukselle. Yhtiökokouskutsun kohdalla kyseessä ei ole pelkkä muodollisuus, sillä kutsusta ja sen sisällöstä säädetään asunto-osakeyhtiölaissa:
- Aika: Kokouskutsu on toimitettava osakkaille aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen kokouksen ajankohtaa. Itse kokous tulee pitää kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä eli yleensä keväällä.
- Sisältö: Kokouskutsussa on mainittava taloyhtiön nimi, koollekutsuja, kokousaika ja -paikka sekä kokouksessa käsiteltävät asiat. Kutsussa tulee myös ilmoittaa, missä ja milloin kokousasiakirjat ovat osakkaiden nähtävissä.
Koska vastuu osakasluetteloiden ylläpidosta on siirtynyt Maanmittauslaitokselle (MLL), osakkaiden kokouskutsut toimitetaan niihin posti- tai sähköpostiosoitteisiin, jotka on merkitty MML:n ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään.
Osakkaita kannattaa rohkaista siirtymään sähköiseen viestintään ennen kokouskutsun lähettämistä. Tällöin he saavat kokouskutsun kätevästi sähköpostiinsa ja taloyhtiön kustannukset laskevat, kun monisivuisia kutsuja ei tarvitse tulostaa ja postittaa.
Osakkaille on hyvä vinkata hyvissä ajoin, että sähköpostiosoitteen ilmoittaminen onnistuu helposti verkossa: https://www.maanmittauslaitos.fi/osakehuoneiston-omistajan-yhteystiedot
Yhtiökokouskutsuun kannattaa panostaa. Kutsu luo pohjan koko kokouksen kululle, sillä yhtiökokouksessa voidaan päättää vain niistä asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa. Parhaimmillaan selkeä ja informatiivinen kutsu madaltaa kynnystä osallistua kokoukseen.
2. Asiakirjat
Yhtiökokouskutsun mukana toimitetaan usein iso liuta asiakirjoja. Asunto-osakeyhtiölain mukaan seuraavien asiakirjojen tulee olla osakkaiden nähtävänä vähintään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta, ja yleensä ne toimitetaankin kokouskutsun mukana:
- Hallituksen päätösehdotukset
- Viimeinen tilinpäätös
- Toimintakertomus
- Tilintarkastuskertomus
- Toiminnantarkastuskertomus
Kokouksessa käsiteltävät asiat pohjaavat pitkälti näihin asiakirjoihin, ja osakkaita neuvotaankin usein tutustumaan materiaaleihin huolella ennen kokousta. Moni kuitenkin kokee materiaalit liian monimutkaisiksi, etenkin kun niihin pitäisi perehtyä omien kiireiden keskellä.
Hallitus ja isännöitsijä voivat tehdä paljon sen eteen, että kokouskutsun materiaalit olisivat mahdollisimman selkeitä ja helposti lähestyttäviä. Sen sijaan, että kutsun liitteenä toimitetaan pelkkä liuta dokumentteja, voidaan tietoa jäsennellä esimerkiksi erilaisiin tiivistelmiin ja kuvaajiin. Myös lyhyt aihesanasto voi auttaa avaamaan eri asiakirjojen sisältöä.
Selkeiden materiaalien avulla kaikkien osallistujien on helpompaa seurata kokousta sekä osallistua kokouksessa käytävään keskusteluun ja päätöksentekoon. Näin kokous etenee mutkattomammin ja aiheessa on helpompaa pysyä eikä kokous veny turhan pitkäksi.
3. Kokouksen sisältö
Yhtiökokouksen sisällössä ei sinänsä ole yllätyksiä, sillä kokouksessa päätetään vain niistä asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa. Hyvällä ennakkovalmistautumisella voidaan vaikuttaa siihen, kuinka jouhevasti ja rakentavasti esityslistalla olevat asiat saadaan käsiteltyä.
Hyvän pohjan antaa jo se, että pidetään kiinni kokouksen tehtävänjaosta. Asiat käsitellään yksi kerrallaan ja puheenjohtaja ohjaa keskustelua. Hän antaa puheenvuoron kunkin asian esittelijälle, jakaa keskustelupuheenvuorot sekä päättää keskustelut. Mahdollisiin vastaesityksiin kannattaa varautua jo kokouksen alussa. Kun kokouksessa hyväksytään kannatusmenettely, vain kannatusta saavista ehdotuksista äänestetään.
Tilinpäätös
Yhtiökokouksen kenties tärkein tehtävä on taloyhtiön tilinpäätöksen vahvistaminen. Hallituksen ja isännöitsijän on hyvä päättää jo etukäteen, kuinka tarkasti tilinpäätös kokouksessa esitellään. Koska osakkaat ovat oletettavasti tutustuneet tilinpäätökseen jo etukäteen, tilinpäätöstä ei ole mielekästä lukea kokouksessa kokonaan läpi.
Talousarvion vahvistaminen
Talousarvio on suunnitelma taloyhtiön seuraavan tilikauden tuloista ja menoista. Hallitus valmistelee talousarvion ja yhtiökokous hyväksyy sen.
Eniten osakkaita kiinnostavat yleensä vastikkeet, joiden määrissä on ollut viime vuosina selvää nousupainetta. Jos taloyhtiön vastiketta joudutaan nostamaan, hallituksen kannattaa valmistautua esittelemään kokouksessa ne kulut, jotka ovat nousseet viime vuoteen verrattuna. Mikäli kokouksessa ehdotetaan, että vastike pidettäisiin aiemmalla tasolla nousevista kuluista huolimatta, hallituksen tulee tehdä selväksi, ettei taloyhtiö voi ottaa lainaa kustannusten kattamiseksi.
Kunnossapitotarveselvitys
Taloyhtiön kunnossapitotarveselvitys eli KPTS on hallituksen arvio taloyhtiön tulevista kunnossapito- ja korjaustarpeista seuraavalle viidelle vuodelle. Lain mukaan hallituksen tulee esittää KPTS yhtiökokoukselle vuosittain. Jotta kokous etenisi sujuvasti, hallituksen on hyvä päättää etukäteen, kuka selvityksen esittelee. On hyvä muistaa, että KPTS esitetään yhtiökokouksessa tiedoksi eli yhtiökokous ei voi muuttaa sen sisältöä.
Hallituksen valinta
Pelkkä yhtiökokoukseen osallistuminen ei velvoita mihinkään eikä ketään voida valita hallitukseen ilman hänen suostumustaan. Jotta kokouksessa ei kuluisi aikaa osakkaiden tahtotilan selvittelyyn, hallituksen on hyvä kuulostella jo etukäteen, keneltä löytyisi kiinnostusta hallitustyöhön. Tämä on tärkeää etenkin silloin kun on tiedossa, että joku jäsenistä on jäämässä hallituksesta pois. Jos taloyhtiössä on toiminnantarkastaja, turvallisuuspäällikkö ja/tai väestönsuojahoitaja, kannattaa osakkaiden kiinnostusta myös näihin tehtäviin selvitellä jo ennen kokousta.
Hallituksen esitys urakkaan ryhtymisestä
Jos hallitus esittää yhtiökokouksessa johonkin urakkaan ryhtymistä, esitys urakasta on hyvä toimittaa osakkaille kokouskutsun mukana. Näin osakkailla on mahdollisuus tutustua projektiin jo etukäteen eikä kokouksessa kulu aikaa perusasioiden kertaamiseen. Esitykseen on hyvä koota tiedot projektiin johtaneista tutkimuksista ja kilpailutuksesta, sekä liittää mukaan kustannusarvio.
Jotta asian käsittely etenisi mahdollisimman sujuvasti, kannattaa kokoukseen kutsua paikalle esimerkiksi projektin suunnittelija tai urakoitsija. Kun asiantuntija voi vastata osakkaiden teknisiin kysymyksiin saman tien, kokouksessa ei juututa väittelemään esimerkiksi käytännön järjestelyistä hissi- tai julkisivuremontin aikana.
Muut aiheet
Yhtiökokouksessa voidaan päättää vain niistä asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa. Mikäli esityslistalta löytyy kohta ”muut käsiteltävät asiat”, on tämä osio varattu keskustelulle, ei päätöksille. Tämä keskustelu kannattaa jättää kokouksen loppuun ja puheenjohtajan on hyvä pitää jämäkästi kiinni puheenvuorojen jakamisesta. Jotta keskustelu olisi mahdollisimman rakentavaa, hallituksen on hyvä valmistella vastaukset taloyhtiössä erityisesti puhuttaneisiin aiheisiin.
Riitaisat aiheet
Joskus tunteet kuumenevat yhtiökokouksissa. Jos esityslistalla on jokin eripuraa aiheuttava aihe (esim. parveketupakointi tai sähköautojen lataaminen), hallituksen kannattaa valmistautua sen käsittelyyn tilaamalla lainopillinen lausunto, jonka voi liittää kokouskutsun mukaan. Tämä auttaa pitämään keskustelun asialinjalla ja vältytään tunnepitoiselta väittelyltä. Mikäli tilanne on erityisen riitaisa, kokoukseen voi pyytää paikalle kiinteistölakimiehen.
4. Tiedottaminen kokouksen jälkeen
Osakkaille on hyvä tiedottaa yhtiökokouksen keskeisistä päätöksistä mahdollisimman pian. Selkeään tiedotteeseen voidaan koota esimerkiksi vastikkeiden ja käyttökorvausten määrät sekä tiedot hallituksen jäsenistä ja puheenjohtajasta. Myös asukkaille on hyvä tiedottaa heitä koskevista asioista, esimerkiksi vesivastikkeen ja eri käyttökorvausten määristä sekä hallituksen kokoonpanosta.
Emännöintitoimisto Aamu johtaa tiedolla ja palvelee sydämellä. Me emme vain pyöritä arkea, vaan huolehdimme talostasi kuin omastamme – yhtiökokouksessa ja ympäri vuoden. Laske hinta-arvio emännöinnistä: https://bot.leadoo.com/bot/inpage.html?code=puiwxnIU
