Tietosuojaseloste

1. Johdanto

Emännöintitoimisto Aamun (”Aamu”; ”me”) toiminnan kannalta on välttämätöntä käsitellä henkilötietoja. Aamu noudattaa menettelytapoja ja prosesseja, joilla suojataan henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste sisältää tietojen keräämisen perusteet ja sen, mihin kerättyjä tietoja käytetään. Tästä tietosuojaselosteesta ilmeneviä periaatteita ja toimintatapoja sovelletaan kaikessa Aamun toiminnassa, johon liittyy henkilötietojen käsittelyä. Esimerkkejä sovellustilanteista ovat palveluidemme tilaaminen ja käyttö sopimusehtojemme mukaisesti. Tietosuojaselostetta sovelletaan myös työntekijöidemme ja työnhakijoiden sekä muiden Aamun yhteistyökumppaneiden henkilöstön henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisterinpitäjänä toimii Emännöintitoimisto Aamu ja/tai se konsernin yhtiöistä, jonka kanssa asioit. Tietosuojaseloste on konsernin yhteinen.

Aamu toimii käsittelijänä tarjotessaan palveluita yhteisöasiakkaille, kuten taloyhtiöille. Tällöin rekisterinpitäjänä toimii kukin taloyhtiö. Kappaleessa 6 kerromme, miten käsittelemme tietoja tarjotessamme näille asiakkaille palveluita käsittelijän roolissa.

2. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Aamu kerää ja käsittelee henkilötietoja, jotta:

potentiaalisille asiakkaille ja nykyisille asiakkaille voidaan markkinoida ja viestiä Aamun tai valittujen kolmansien osapuolten palveluita esimerkiksi tiedotteilla, uutiskirjeillä, erilaisilla markkinointikampanjoilla tai kutsuilla tapahtumiin
Aamu voi hoitaa sopimuksista johtuvat velvoitteensa niin asiakkaita, yhteistyökumppaneita kuin esimerkiksi työntekijöitäänkin kohtaan.
Aamu voi kehittää palveluita ja parantaa palveluiden käyttökokemusta;
Aamun palveluita voidaan hallinnoida
Aamu voi tietyissä tilanteissa selvittää mahdollisia väärinkäytöksiä

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Aamulla on oikeutettu etu markkinoida, ylläpitää ja kehittää liiketoimintaansa. Aamu markkinoi oikeutetun edun perusteella potentiaalisille asiakkaille ja asiakkaille palveluitaan. Hoitaessaan sopimuksista johtuvat velvoitteensa Aamu käsittelee henkilötietoja sopimuksen perusteella. Lisäksi Aamu käsittelee henkilötietoja täyttääkseen lainsäädännöstä johtuvat velvoitteensa. Aamulla on myös oikeutettu etu selvittää mahdollisia väärinkäytöksiä.

Henkilötietojen käsittely voi perustua myös suostumukseen. Henkilötietojen käsittelystä kerrotaan kunkin suostumuksen yhteydessä erikseen tietosuojalainsäädännön mukaisesti, jotta henkilö tietää, mihin suostumuksensa antaa.

3. Mitä tietoja keräämme?

Keräämme tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja:

A) Aamulle antamasi tiedot

Sivustoilla kysytään esimerkiksi yhteystietojasi tilatessasi uutiskirjeen, pyytäessäsi tarjousta, ilmoittautuessasi tapahtumaan, jättäessäsi palautetta tai yhteydenottopyynnön.

B) Palveluiden käytöstä havainnoidut ja johdetut tekniset tiedot:

Aamu käyttää erilaisia teknologioita (mukaan lukien evästeitä) kerätäkseen ja säilyttääkseen tietoa sivuston ja sen palveluiden käyttäjistä ja vierailijoista.

Eväste on pienimuotoinen tiedontallennusohjelma, jonka tietokoneen selain asentaa käyttäjän tietokoneen kovalevylle. Aina kun käyttäjän selain hakee Sivuston Aamun serveriltä, viesti lähetetään takaisin käyttäjän tietokoneelle. Lähetetty viesti nopeuttaa Sivustoa ja yksinkertaistaa kirjautumista, tallentaa käyttäjän käyttötietoja ja kohdentaa sivuston käyttäjälle. Kaikkea evästeiden keräämää tietoa voidaan käyttää Aamun tarjoaman palvelun kohdentamiseen käyttäjälle. Aamu käyttää evästeitä vain seuratakseen tietoa, jonka Aamun sivuston eväste on asentanut käyttäjän tietokoneelle. Useimpien selainten valikossa on Help menu -kohta, joka kertoo, kuinka evästeiden hyväksyntä voidaan estää, kuinka selain ilmoittaa evästeiden vastaanottamisesta ja kuinka evästeet voidaan sulkea. Mikäli evästeet suljetaan, sivuston käyttö voi rajoittua tai estyä.

C) Muista lähteistä kerätyt tiedot

Keräämme henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä (esim. väestörekisteri, verohallinnon rekisterit) ja kaupallisilta tiedonvälittäjiltä.

4. Kuinka kauan käyttäjien tietoja säilytetään?

Aamu säilyttää käyttäjien henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan palvelun tarjoamista varten tai lain salliman enimmäisajan.

5. Kenelle voimme jakaa tietojasi?

Palveluntarjoajat

Siirrämme henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita Aamulle tämän tietosuojaselosteen määrittelemissä tarkoituksissa.

Oikeudellisista syistä

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.

6. Palveluiden tarjoaminen taloyhtiöille

6.1 Käsiteltävät henkilötiedot

Aamu tarjoaa taloyhtiöille palveluita sopimuksen perusteella käsittelijän roolissa. Tällöin on välttämätöntä kerätä ja hallinnoida taloyhtiöihin liittyviä henkilötietoja kunkin taloyhtiön lukuun. Aamu käsittelee tällöin seuraavia henkilöiden ryhmiä:

Taloyhtiöiden osakkaiden perus- ja yhteystietoja sekä asiointitietoja kuten nimi, osoite, puhelin, syntymäaika ja sähköposti ja yhteydenottohistoria
Taloyhtiöissä vuokralla asuvien osalta samat perustiedot kuin osakkaasta silloin, jos häntä esimerkiksi laskutetaan suoraan isännöitsijältä autopaikan vuokrasta.
Asukkaiden perustiedot, kuten nimi ja syntymäaika oven avauksia ja muita tarvittavia toimenpiteitä varten.
Osakkaiden valtuuttamien henkilöiden ja asianhoitajien osalta samat perustiedot kuin osakkaasta
Osakkaan, urakoitsijan, tekijän, suunnittelijan ja esimerkiksi valvojan yhteystiedot taloyhtiön ja huoneistojen muutostöiden sekä remonttien yhteydessä
Taloyhtiön hallituksen jäsenien perus- ja yhteystiedot sekä henkilötunnus. Henkilötunnus vaaditaan esimerkiksi kaupparekisteri- ja sidonnaisuusilmoituksiin.

6.2 Miksi tietoja käsitellään ja millä perusteella?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on taloyhtiön hallinnoiminen, velvoitteiden hoitaminen osakkaita tai asukkaita kohtaan sekä taloyhtiön toiminnan kehittäminen. Kun Aamu käsittelee tietoja taloyhtiön lukuun, taloyhtiö hoitaa laista, kuten asunto-osakeyhtiölaista ja kirjanpitolaista johtuvat velvoitteensa. Taloyhtiön henkilötietojen käsittely voi myös tietyissä tapauksissa perustua sopimukseen. Tällainen tilanne on kyseessä esimerkiksi silloin, kun henkilöllä on käyttöoikeus taloyhtiön omistamaan parkkipaikkaan. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä oikeutetun edun perusteella. Asukasluettelon pito perustuu taloyhtiön oikeutettuun etuun pitää kirjaa asukkaistaan asumispalveluiden järjestämiseksi. Tietoja yhdistellään väestötietojärjestelmästä silloin, kun varmistetaan asunnon henkilömäärään perustuvien vesimaksujen laskutus

6.3 Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen ja niin kauan kuin lakien ja säännösten mukaiset tiedon säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät. Esimerkiksi osakkaiden ja asukkaiden tietoja säilytetään sen ajan, kun henkilö on osakas tai asuu kyseisessä taloyhtiössä ja niin kauan kuin taloyhtiö on Aamun asiakas.

6.4 Rekisteröityjen oikeudet

Henkilöllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, oikeus tietojensa oikaisemiseen sekä edellytysten täyttyessä oikeus tietojen poistamiseen,oikeus rajoittaa tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot muualle ja oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Rekisterinpitäjänä toimii kukin taloyhtiö. Aamu toimii henkilötietojen käsittelijänä. Voit olla rekisteröidyn oikeuksien osalta yhteydessä Aamun asiakaspalveluun.

7. Kansainväliset tietojen siirrot

Aamu pyrkii toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietoja EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluita hyödyntäen.

Palveluita saatetaan kuitenkin joissakin tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevia toimijoita, palveluja ja palvelimia käyttäen. Tällöin henkilötietojasi saatetaan siirtää eri maiden välillä. Tällaiset siirrot voivat sisältää henkilötietojen siirtoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sellaisiin maihin, joiden henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa Suomen lain vaatimuksista. Aamu huolehtii tällöin henkilötietojen suojan riittävästä tasosta esimerkiksi sopimalla asiasta henkilötietojen käsittelijän kanssa.

8. Tietojen suojaus

Tietoturva varmistetaan asianmukaisilla hallinnollisilla, teknisillä ja fyysisillä suojaustoimilla.

9. Alaikäiset

Aamun tarjoama palvelu ei ole suunnattu alaikäisille eikä Aamu erityisesti kerää alaikäisten henkilötietoja. Aamu pyytää alaikäisiä hankkimaan huoltajan suostumuksen ennen kuin alaikäinen tallentaa henkilötietojaan. Suosittelemme huoltajia säännöllisesti seuraamaan huollettaviensa Internetin ja sivustomme käyttöä.

10. Kolmansien palvelut

Tämä tietosuojaseloste soveltuu vain Aamun palveluun emmekä ole vastuussa muiden sivustojen tietosuojakäytännöistä. Suosittelemme käyttäjää tarkistamaan käyttämiensä sivustojen tietosuojaselosteet.

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Aamu voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Jos tietosuojaselosteeseen tulee muutoksia, ilmoitamme näistä muutoksista aina tässä tietosuojaselosteessa.

12. Sinun oikeutesi

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja yhteystietorekisteriin on talletettu.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista

Sinulla on oikeus vaatia väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamista tai täydentämistä.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme.

Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä

Voit pyytää meitä rajoittamaan tiettyjen henkilötietojesi käsittelyjä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme. Sinulla on oikeus kieltäytyä sähköisestä suoramarkkinoinnista seuraamalla ohjeita, jotka on sisällytetty kaikkiin lähettämiimme markkinointiviesteihin.

Oikeus vastustaa tiedon käsittelyä

Voit myös pyytää rajoituksia henkilötietojesi käsittelyyn, mikäli tietojasi käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelumme suorittamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit välittää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli tietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.

13. Oikeuksiesi käyttäminen

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun. Voimme pyytää lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi varmentamiseksi. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat perusteettomia.

Mikäli koet henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassaolevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen paikalliselle tietosuojavalvontaviranomaiselle.

14. Kehen voin ottaa yhteyttä?

Yhteyttä tietosuojaa koskevissa asioissa voit ottaa:

tuomas.tallgren@aamu.io