Isännöitsijän vaihtaminen koetaan usein työlääksi savotaksi. Harva taloyhtiö kuitenkaan tietää, mitä kaikkea kulisseissa tapahtuu kun isännöitsijä vaihtuu.
– Haltuunottoprosessissa on 130 erilaista tehtävää tai työvaihetta eli työtä on todella paljon, kuvailee Päivi-Leena Aamun haltuunottotiimistä.
Uuden taloyhtiön haltuunottoprosessiin kuuluu muun muassa:
- Tietojen siirtäminen lähettävältä isännöintitoimistolta
- Ilmoitusten tekeminen tarvittaviin rekistereihin
- Pankkiyhteyksien avaaminen
- Järjestelmärajapintojen avaaminen ja tietojen siirtäminen järjestelmiin, esim. Avaa.io ja Fennoa
- Mappien sijoitus
- Asiakasviestintä
Koska tekemistä riittää, uuden asiakkaan haltuunottoon suositellaan varattavan aikaa noin 1,5 kuukautta. Siirtymän ei kuitenkaan tarvitse kuormittaa hallitusta tai isännöitsijää. Meillä asiakkuuden aloitukseen liittyvistä asioista huolehtii oma haltuunottotiimimme, jossa Päivi-Leena on työskennellyt vuodesta 2020 lähtien.
Kerromme seuraavaksi tarkemmin, miten uuden taloyhtiöasiakkaan haltuunotto etenee.
Omistautunut tiimi uuden asiakkaan tukena
Yleisin syy isännöinnin vaihtoon on tyytymättömyys palvelun laatuun. Toiveena siis on, että tehtävät hoidetaan jatkossa aiempaa paremmin. Uuden isännöitsijän halutaan panostavan taloyhtiön johtamiseen heti yhteistyön alusta lähtien.
Aamulla haltuunottotiimi hoitaa siirtymän hallinnolliset toimet. Tämä tarkoittaa, että kiinteistöpäällikkö voi heti alusta alkaen keskittyä taloyhtiön vastaanottoon ja hallitustyöskentelyn aloittamiseen. Näin taloyhtiö pääsee hyötymään kiinteistöpäällikön ammattitaidosta heti yhteistyön alusta lähtien.
– Pyrimme myös siihen, että me hoidamme koko haltuunottoprosessin eikä hallituksen tarvitse osallistua siihen lainkaan, Päivi-Leena painottaa.
Taloyhtiön talous ja kirjanpito ovat Aamun taloushallintotiimiin varmoissa käsissä heti haltuunottovaiheesta lähtien. Samat kirjanpitäjät ja vastikevalvojat, jotka tulevat jatkossa hoitamaan taloyhtiön asioita ovat mukana jo haltuunottoprosessissa.
– E-laskujen käyttöönottoon ja tilien avaamiseen varataan yleensä noin pari viikkoa, Päivi-Leena kuvailee talouspuolen ensimmäisiä toimia.
Kyselyillä varmistetaan, että alusta asti edistetään oikeita asioita
Asukkaat ja osakkaat tietävät parhaiten, mikä omassa taloyhtiössä toimii ja mikä ei. Siksi haluamme heti aluksi kuulla suoraan heiltä, mihin suuntaan taloyhtiötä halutaan lähteä kehittämään.
Toteutamme asiakkuuden alkaessa kyselyt asukkaille, osakkaille ja hallitukselle. Vastausten perusteella saamme kattavan käsityksen siitä, mihin asioihin taloyhtiössä halutaan erityisesti paneutua ja tarttua. Seuraavaksi raportoimme kyselyn tuloksista hallitukselle ja aloitamme mahdollisten kehitystoimenpiteiden kartoituksen.
Lue lisää: Asukaskysely auttaa koko taloyhtiötä voimaan paremmin
Digitointi takaa, että tieto on aina helposti saatavilla
Kun uusi asiakkuus alkaa, suurin haaste on yleensä siinä, että kaikki taloyhtiön tärkeät materiaalit saadaan talteen. Tämä edellyttää sujuvaa yhteistyötä lähettävän isännöintitoimiston kanssa.
– Taloyhtiöitä siirtyy meille usein samoista toimistoista, mikä tekee kommunikaatiosta helpompaa. Aikanaan kävin itse hakemassa mapit ja tapasin lähettävän toimiston yhteyshenkilön erikseen. Vuosien varrella tätäkin toimintoa on kehitetty ja toimistoissa on nimetty henkilöitä tämän asian hoitoon. Myös Isännöinnin eettinen ohjeistus tukee tätä prosessia, Päivi-Leena kertoo.
Uuden taloyhtiön mapit kuljetetaan lähettävästä isännöintitoimistosta Emännöintitoimisto Aamun arkistoon, jossa ne käydään tarkemmin läpi digitointiprosessin yhteydessä.
– Avamme kaikki tiedostot ja jalostamme ja lajittelemme materiaalin niin, että pystymme itse hyödyntämään sitä. Tiimissämme on digitaalisten aineistojen purkuun erikoistunut henkilö, joka keskittyy erityisesti siihen. Toinen henkilö käy läpi fyysisen materiaalin ja tekee arkistointiluettelot, Päivi-Leena kuvailee.
Digitointiprosessin ansiosta taloyhtiön pöytäkirjat, sopimukset, tekniikkakansiot sekä tiedot urakoista, korjauksista ja osakasmuutostöistä ovat jatkossa aina helposti saatavilla.
– Säilytämme kirjanpitomateriaaleja 10 vuotta ja kuitteja 6 vuotta kirjanpitolain mukaisesti. Hallitus- ja yhtiökokouspöytäkirjoja säilytämme ikuisesti. Mikäli asiakas jonain päivänä lähtee meiltä, annamme heille tietysti kaikki taloyhtiön tiedot mukaan, Päivi-Leena kertoo.
Asiakirjojen lisäksi huolehdimme myös avainten asianmukaisesta säilytyksestä. – Avainhallintasopimukset tekee kiinteistöpäällikkö, joka myös huolehtii avaimet säilytykseen. Tähän on olemassa oma sääntelynsä turvallisuuden takia, Päivi-Leena summaa.
Lue lisää: Mitä hyötyä digitalisaatiosta on taloyhtiöille?
Aktiivista viestintää ensimmäisestä päivästä lähtien
Yksi isännöitsijän tärkeimmistä tehtävistä on pitää koko talon väki ajan tasalla taloyhtiön asioista. Me pidämme vaihe vaiheelta huolen siitä, että hallitus tietää missä mennään eikä aikaa tarvitse käyttää turhiin tiedusteluihin. Lähetämme taloyhtiölle yhteistyön alusta lähtien väliaikaraportteja, joissa kerromme selkeästi, missä vaiheessa mennään.
Ensimmäinen raportti hallitukselle lähtee jo muutaman päivän sisällä sopimuksen allekirjoituksesta, jolloin tiedotamme hallitukselle ensimmäisen materiaalipyynnön lähettämisestä väistyvälle isännöitsijälle. Seuraava raportti lähetetään, kun olemme toimittaneet vastikelaskut osakkaille. Toimitamme hallitukselle myös 100 ensimmäistä päivää -raportin, jossa summaamme, miten yhteisiä tavoitteita on tähän mennessä edistetty ja saavutettu.
Hallituksen lisäksi pidämme myös osakkaat ja asukkaat aktiivisesti ajan tasalla. Lähetämme heille Tervetuloa taloon -tiedotteen jo pari viikkoa ennen kuin aloitamme uutena isännöintitoimistona. Myös vastikelaskut toimitetaan 1-2 viikkoa ennen sopimuksen alkua.
Vaikka toimimme sujuvasti diginä, myös perinteiset tiedotuskanavat pelaavat. Toimitamme paperiset Tervetuloa taloon -tiedotteet taloon muuttaville asukkaille sekä niihin huoneistoihin, joissa ei asu osakas. Lisäksi huoltoyhtiö toimittaa ilmoitustaululle tiedon uudesta isännöitsijästä. Näin varmistetaan, että koko talo tietää, missä mennään.
Panostamme myös siihen, että taloyhtiö pääsee aidosti hyötymään digitaalisista tiedotus- ja palvelukanavistamme. – Järjestämme asiakkaille koulutuksia Avaa.io-kiinteistöhallintaohjelman käyttöön, Päivi-Leena vinkkaa.
Asiantuntijan vinkki: Tilaa Isännöitsijäntodistus ajoissa
Kun isännöintitoimisto vaihtuu, lähettävän isännöintitoimiston tulee toimittaa taloyhtiön tiedot uudelle isännöitsijälle. Koska tämä ei tapahdu välittömästi, tiedossa on välttämättä katkos, jonka aikana uudella isännöitsijällä ei ole tietoja esimerkiksi taloyhtiön lainoista. Tämä tarkoittaa, että uusia isännöitsijäntodistuksia ei väliaikaisesti pystytä toimittamaan.
– Katkos isännöitsijäntodistusten antamisessa kestää yleensä noin pari viikkoa. Hallituksen on hyvä tiedottaa tästä osakkaille jo ennakkoon ja neuvoa tilaamaan todistukset vanhalta toimistolta, Päivi-Leena neuvoo.
Yhteenveto: Isännöinnin vaihdoksen voi hoitaa sujuvasti
Isännöinnin vaihtaminen on taloyhtiölle suuri muutos. Kaiken kaikkiaan siirtymään liittyy yli 100 erilaista työvaihetta. Aamun haltuunottotiimi ja hiotut prosessit varmistavat, etteivät isännöitsijän vaihdokseen liittyvät tehtävät rasita hallitusta.
Haltuunottotiimimme on yhteydessä hallituksen puheenjohtajaan heti kun isännöintisopimus on allekirjoitettu. Sen jälkeen me käärimme hihat ja ryhdymme perkaamaan tehtävälistaa – ja pidämme hallituksen ajan tasalla joka askeleella.
Haluatko päivittää taloyhtiösi palvelut nykypäivään? Jätä meille tarjouspyyntö ja kilpailuta isännöinti. Teemme kilpailukykyisen tarjouksen, joka sisältää kaikki isännöinnin palvelut – ja paljon enemmän. Tarjouspyyntö ei sido sinua mihinkään, mutta on hyvä alku kohti parempaa huomista.
