Huoltoyhtiöllä on suuri vaikutus taloyhtiön arkeen ja asumisviihtyvyyteen. Jos huollon jälki ei miellytä tai palvelun hinta kohoaa liian korkeaksi, voi huoltoyhtiön kilpailutus tulla taloyhtiössä ajankohtaiseksi. 

Aamun tekninen kiinteistöpäällikkö Jorma sai varhaisimman työkokemuksensa kiinteistöhuollon parissa jo yläkouluikäisenä. Kysyimme Jormalta vinkit taloyhtiön huoltoyhtiön kilpailutukseen. 

Milloin on oikea aika kilpailuttaa huoltoyhtiö?

Jorman mukaan ei ole olemassa mitään yleispätevää hetkeä, jolloin kilpailutus pitäisi tehdä. Yleensä kilpailutus tehdään silloin, kun palvelu ei enää toimi halutulla tavalla. Toinen yleinen syy on palvelun korkealle kohonnut hinta. Kolmas syy on huolto-ohjelmaan tarvittavat muutokset. 

– Vanhat huolto-ohjelmat voivat mahdollistaa isot lisälaskutukset. Taloyhtiö voi haluta esimerkiksi talvilumista ja liukastumisista omat kirjaukset, joihin vanha ohjelma ei välttämättä vastaa, Jorma kuvailee.

Toisinaan taloyhtiössä ollaan periaatteessa tyytyväisiä palvelun tasoon mutta korkea hinta hiertää. – Siinä tilanteessa kannattaa pyrkiä korjaamaan nykyhuollon hintaa ja katsoa millainen vaikutus sillä on, Jorma neuvoo.

Mitä asioita taloyhtiön kannattaa huomioida ennen huollon kilpailutusta?

Ennen kuin huoltoyhtiötä ryhdytään kilpailuttamaan, on tärkeää määritellä mikä on taloyhtiön tahtotila ja mitä asioita taloyhtiö haluaa huoltosopimukseen sisällyttää.
– Kannattaa selvittää huoltoyhtiön taustat ja tilaajavastuuasiat. Isännöitsijä voi tehdä tämän työn hallituksen puolesta, Jorma vinkkaa. 

Myös logistiikkaan kannattaa kiinnittää huomiota. Huoltoyhtiön on hyvä sijaita taloyhtiön lähellä, jottei siirtymä kohteelle olisi liian pitkä. Myös kaukaisempi sijainti voi toimia, jos huoltoyhtiön logistiikka toimii ja asia on huomioitu palvelukuvauksessa.

Sijainnin suhteen kannattaa huomioida etenkin kiireelliset vahinkotilanteet. Jos asunnossa esimerkiksi sattuu vesivahinko, asukkaan tulee olla heti yhteydessä huoltoyhtiöön. Pahimmillaan viivytykset voivat johtaa lisävahinkoihin. – Kiireellisissä vahinkotilanteissa reaktioajan pitää olla yksi tunti. Kiireettömissä tapauksissa, esimerkiksi jos asukas ilmoittaa vuotavasta hanasta, vasteaika voi olla pidempi, Jorma kertoo.

Huomio huoltokirjaan

Kilpailutuksen yhteydessä kannattaa kiinnittää huomiota myös taloyhtiön huoltokirjaan. Kaikilla vuoden 2000 jälkeen valmistuneilla rakennuksilla tulee olla huoltokirja. Vanhemmille taloyhtiöille huoltokirja ei ole pakollinen, mutta ehdottomasti suositeltava. Mikäli vanhemmassa taloyhtiössä suunnitellaan remonttia, huoltokirja voi olla edellytys rakennus- tai toimenpideluvan saamiselle. 

Taloyhtiön huoltosopimuksessa mainitaan, onko käytössä paperinen vai sähköinen huoltokirja. Nykyään sähköinen huoltokirja alkaa olla enemmän sääntö kuin poikkeus. Hallitus ja isännöitsijä voivat saada näkymän myös huoltoyhtiön tuotannonohjausjärjestelmään, josta näkyvät niin taloyhtiön kulutuslukemat kuin huoltopyynnötkin. – Taloyhtiön kannattaa kysellä tätä näkymäoikeutta jo tarjouspyynnöissä, se on tätä päivää, Jorma vinkkaa. 

Miten huollon kilpailutusprosessi etenee?

Huoltoyhtiön kilpailutus lähtee liikkeelle hallituksesta ja sitä ohjaavat hallituksen toiveet palvelun ja palvelukuvauksen suhteen. Hallitus voikin esittää omia toiveitaan toimijoille.
– Jos huolto ei toimi, se kannattaa tuoda aktiivisesti esiin. Huollon kanssa voi pitää kehityskeskustelut, johon voivat osallistua myös aktiiviset hallituksen jäsenet, Jorma neuvoo.

Jos kilpailutukseen päätetään ryhtyä, sen voi toteuttaa joko tekninen tai hallinnollinen isännöitsijä. Isännöitsijä laatii kilpailutusasiakirjat, joita hallitus voi halutessaan kommentoida. – Kun kilpailutuksen hoitaa ammattilainen, taloyhtiön toiveista voidaan karsia pois sellaiset toiveet, jotka eivät ole sallittuja, esimerkiksi kulunvalvonta, Jorma sanoo.

Huoltoyhtiöiltä on yleensä helppo saada tarjouksia, mutta joskus kohteen sijainti tai pieni koko saattaa rajoittaa tarjousten saamista. Aamun asiakkaat voivat seurata kilpailutuksen etenemistä taloyhtiönäkymässä. – Huoltoyhtiöiden pitäisi antaa tarjoukset meidän pyytämien tarjouspyyntöehtojen mukaan. Jos tarjouksissa on poikkeamia tarjouspyynnöstä, ne kirjataan ylös hallitukselle toimitettavaan vertailuun, Jorma kertoo.

Hallitus käsittelee saapuneet tarjoukset yhdessä isännöitsijän kanssa ja päättää, kenen kanssa edetään tarjousneuvotteluhaastatteluun. Jorma neuvoo kiinnittämään huomiota erityisesti lisälaskutukseen ja palvelun laatuun. Huoltopalveluiden hinta voi kilpailutuksen myötä pudota radikaalistikin, erityisesti jos aiempi sopimus on ollut voimassa pitkään.

Jos niitä ei ole ennestään mukana, lopulliseen palvelukuvaukseen tulee lisätä myös turvallisuusliite, jossa kerrotaan tarkemmin turvallisuuteen liittyvistä asioista sekä GDPR-liitteet, jotka käsittelevät tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä. – Lisäksi mukaan kannattaa liittää kiinteistöpalvelualan sopimusehdot, huollon vuosihinnasto sekä tekninen isännöitsijäntodistus, jossa on kuvattu rakennuksen asiat, Jorma sanoo.

Mitä kannattaa huomioida kilpailutuksen jälkeen?

Heti sopimuksen astuessa voimaan on hyvä järjestää kiinteistökierros, johon osallistuvat huoltoyhtiö, hallitus ja isännöitsijä. Näin saadaan yhteinen käsitys kiinteistön nykytilasta, mikä helpottaa yhteistyötä jatkossa. – Kaikkiin puutteisiin kannattaa puuttua heti eikä jäädä odottelemaan, Jorma painottaa.

Toimivat yhteydenpitokanavat ovat sujuvan yhteistyön edellytys, joten ne kannattaa hoitaa kuntoon heti yhteistyön alussa. – Digitaalisuus on tätä päivää, Jorma toteaa. 

Taloyhtiön huoltoyhtiön kilpailutus – 3 vaihtoehtoa

Kuinka paljon aikaa ja resursseja huoltoyhtiön kilpailutukseen kannattaa käyttää? Vastaus riippuu siitä, kuinka monta tarjousta taloyhtiö toivoo saavansa sekä siitä, kuinka tarkkoja ja sitovia saatujen tarjousten halutaan olevan. Esittelemme seuraavaksi kolme eri vaihtoehtoa taloyhtiön huoltoyhtiön kilpailutukseen.

1. Kilpailutus – pieni työ

• 1-2 tuntia
• Soveltuu hankkeisiin, jossa halutaan saada budjetti tai suuntaa antava tarjous 1-2 tarjoajalta. 
• Tarjousvertailu laaditaan tarvittaessa erikseen. 

2. Kilpailutus esiselvityksellä

• Sisältää max 3 h esiselvitystyön (esim. kohdekäynti ja laajan dokumentaation kokoaminen), tarjouspyynnön laatimisen, kilpailutuksen ja tarjousvertailumuistion laatimisen.  
• Soveltuu hankkeisiin, joissa halutaan saada 3-5 sitovaa tarjousta. 
• Esimerkiksi: yksittäiset märkätilasaneeraukset; hormikartoitus; ilmanvaihdon nuohous, mittaus ja säätö; vuosihuoltosopimukset; palovaroittimen asennus; kuntotutkimukset ja kuntoarviot; viemärikuvaus ja huuhtelu; suunnittelu ja rakennuttamispalvelut.    

3. Kilpailutus – laaja työ

• Sisältää max 3 h esiselvitystyön (kohdekäynti), työselosteen laatimisen, urakkaohjelman laatimisen, rakennuttajan turvallisuusasiakirjan laatimisen, tarjouspyynnön laatimisen, kilpailutuksen ja tarjousvertailumuistion laatimisen sekä tarjouksien esittelyn hallitukselle. 
• Soveltuu hankkeisiin, joissa halutaan saada 5-8 sitovaa tarjousta.
• Esimerkiksi: elementtisaumojen uusinta; piha-aitojen uusiminen tai korjaus; massamärkätilasaneeraus; huollon tai siivouksen kilpailutus; maalaustyöt.

Emännöintitoimisto Aamu on taloyhtiön luotettava kumppani. Me emme vain pyöritä arkea, vaan huolehdimme talostasi kuin omastamme. Ja säästämme puolestasi kaikessa muussa paitsi laadussa. Haluatko päivittää taloyhtiösi palvelut nykypäivään? Ota yhteyttä ja jutellaan lisää.