Viime vuodet ovat olleet taloudellisesti haastavia, myös taloyhtiöille. OP:n arvion mukaan taloyhtiöiden vastikkeet nousevat kuluvana vuonna keskimäärin 5–8 %. Vaikka uutisiin nousseet maksukyvyttömyyteen ajautuneet taloyhtiöt ovat toistaiseksi sijainneet Uudenmaan ulkopuolella, Isännöintiliiton mukaan myös pääkaupunkiseudulta löytyy jo taloyhtiöitä, “jotka huojuvat uhkarohkeasti maksukyvyttömyyden rajoilla.”
Nyt jos koskaan olisi aika havahtua tarkastelemaan taloyhtiön todellista taloudellista tilannetta. Silti valitettavan useissa taloyhtiöissä merkittäviä taloudellisia päätöksiä tehdään edelleen pelkkien oletusten varassa. Koska kustannusten vertailu eri taloyhtiöiden välillä on perinteisesti ollut hyvin vaikeaa, taloyhtiöillä ei usein ole selkeää käsitystä siitä, maksetaanko palveluista oikeaa hintaa vai olisiko sopimuksia aiheellista kilpailuttaa.
Benchmarking-analyysi on tehokas tapa kartoittaa taloyhtiön kulurakenteita. Vertailuanalyysi antaa faktatietoa taloyhtiön taloudesta paljastamalla ylisuuret kustannuserät ja mahdollistaa sitä kautta tehokkaat säästötoimenpiteet. Kun taloyhtiön päätöksenteko perustuu mututuntuman sijasta tietoon, palveluiden kilpailuttaminen on suoraviivaista ja tehokasta, ilman että palveluiden taso kärsii. Samalla taloyhtiön johtaminen siirtyy uudelle tasolle.
Benchmarkingilla yli 20 000 euron vuosittaiset säästöt
Benchmarkingilla tarkoitetaan vertailuanalyysia, jossa taloyhtiön toimintaa verrataan parhaisiin tiedossa oleviin taloyhtiöihin. Kun mittapuuna käytetään oman alansa priimuksia (eli mallikkaasti toimivia, keskimääräistä pienempien kustannusten taloyhtiöitä), tunnistetaan oman taloyhtiön puutteet, vahvuudet ja kehityskohteet.
Toisin sanoen benchmarking-analyysi paljastaa, miten oman taloyhtiön kulut vertautuvat luokkansa parhaiden taloyhtiöiden vastaaviin lukuihin. Analyysin avulla saadaan selville, mikäli taloyhtiösi maksaa verrokkejaan selvästi enemmän (tai vähemmän) esimerkiksi siivouspalveluista, sähköstä tai lämmityksestä. Näihin lukuihin paneutuminen todella kannattaa, sillä esimerkiksi vesi- ja lämmityskustannuksiin kuluu jopa 40 % taloyhtiön hoitokuluista.
Vertailuanalyysin toteuttaminen voi auttaa taloyhtiöitä säästämään kirjaimellisesti tuhansia euroja vuodessa. Helsinkiläiselle taloyhtiölle toteuttamamme benchmarking-vertailu esimerkiksi paljasti, että taloyhtiön kiinteistövero oli huomattavasti verrokkitaloyhtiöitä korkeampi. Tarkempi katsaus paljasti vertailuanalyysin tulokset oikeiksi: verotuksen perustana olleiden virheellisten neliöiden takia taloyhtiötä oli verotettu vuosien ajan kolmannes liikaa – yli 12 000 euroa vuodessa. Lopulta taloyhtiölle löytämämme kokonaissäästöt nousivat yli 20 000 euroon vuodessa.
Johtamista tiedolla, ei mutulla
Emännöintitoimisto Aamu toteuttaa benchmarking-analyysin kaikille asiakkaillemme. Käytännössä tämä tarkoittaa, että me hoidamme tiedon keräämisen, jalostamisen ja analysoinnin, ja toimitamme näiden tulosten pohjalta laaditun raportin taloyhtiölle. Tämä selkeä ja jäsennelty raportti antaa taloyhtiölle konkreettista tietoa siitä, miten oman yhtiön kustannukset vertautuvat muihin vastaaviin taloyhtiöihin.
Jotta vertailusta olisi todellista käytännön hyötyä taloyhtiölle, pelkkä satunnaisten taloyhtiöiden vertailu ei riitä, vaan tiedon keräämisen ja vertailun lisäksi tarvitaan myös ammattitaitoista tiedon jalostamista ja analytiikkaa. Toisin kuin perinteisillä isännöintiyrityksillä, meillä henkilökuntaan kuuluu myös analyytikko. Analyytikkomme Risto hyödyntää työssään laajaa osaamistaan analytiikasta ja raportoinnista taloyhtiöiden eduksi. Riston ansiota on myös Aamun ainutlaatuinen taloyhtiötietokanta, joka sisältää yli miljoona riviä eri taloyhtiöiden tietoja.
Tiedon ammattitaitoinen jalostaminen ja tietokantamme suuri koko mahdollistavat mielekkään vertailun, jossa benchmarking toteutetaan ainoastaan keskenään vertailukelpoisten taloyhtiöiden kesken. Esimerkiksi keskenään eri kokoisten taloyhtiöiden sähkökustannusten vertailu ei olisi mielekästä, eivätkä täysin eri-ikäisten taloyhtiöiden lämmityskustannukset ole keskenään vertailukelpoisia.
Lue lisää: Mitä hyötyä datasta on taloyhtiölle?
Kokemus osoittaa: vertailu kannattaa
Ammattitaitoisesti toteutetun benchmarking-analyysin avulla taloyhtiöt voivat oppia alan parhaista käytännöistä ja soveltaa niitä oman toimintaansa. Tutkimalla vertailujoukon priimuksia eli pienimpien kustannusten taloyhtiöitä opitaan parhaat keinot vähentää taloyhtiön kustannuksia ilman, että palvelutaso heikkenee. Analyysi antaa taloyhtiölle arvokasta ja ainutlaatuista tietoa ja uusia työkaluja kustannussäästöjen saavuttamiseksi.
Benchmarking-analyysi auttaa taloyhtiötä vastaamaan mm. seuraaviin kysymyksiin:
Kuinka paljon taloyhtiöt keskimäärin maksavat palveluistaan?
Miten oman taloyhtiön kulut vertautuvat muiden taloyhtiöiden lukuihin?
Miten tietyt taloyhtiöt onnistuvat pitämään kustannuksensa kurissa ilman että palveluiden taso kärsii?
Mikä pienen kulutuksen taloyhtiöitä yhdistää?
Miten pienten kustannusten taloyhtiöiden käytäntöjä voidaan soveltaa oman taloyhtiön toimintaan?
Kokemus on osoittanut, että vertailuanalyysin toteuttaminen todella kannattaa: tähän mennessä olemme onnistuneet löytämään säästökohteita joka ikiselle asiakastaloyhtiöllemme.
Oletko kiinnostunut viemään taloyhtiösi johtamisen uudelle tasolle? Ota yhteyttä!