Vaikka elämme tietoyhteiskunnassa, monien taloyhtiöiden päätöksenteko perustuu yhä faktojen sijasta mututuntumaan. Koska kustannusten vertailu eri taloyhtiöiden välillä on perinteisesti ollut hyvin vaikeaa, taloyhtiöillä ei ole ollut selkeää käsitystä siitä, maksetaanko palveluista oikeaa hintaa vai olisiko sopimuksia aiheellista kilpailuttaa. Keskimäärin taloyhtiön hallitus vastaa vuosittain 350 000 euron käytöstä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että taloyhtiöiden merkittäviä taloudellisia päätöksiä tehdään usein pelkkien oletusten varassa.
Benchmarking-analyysi antaa faktatietoa taloyhtiön taloudesta paljastamalla ylisuuret kustannuserät ja mahdollistamalla sitä kautta tehokkaat säästötoimenpiteet. Kun taloyhtiön päätöksenteko perustuu mutun sijasta tietoon, palveluiden kilpailuttaminen on suoraviivaista ja tehokasta, ilman että palveluiden taso kärsii. Samalla taloyhtiön johtaminen siirtyy uudelle tasolle.
Benchmarkingilla yli 20 000 euron vuosittaiset säästöt
Benchmarkingilla tarkoitetaan vertailuanalyysia, jossa taloyhtiön toimintaa verrataan parhaisiin tiedossa olevaan taloyhtiöihin. Kun mittapuuna käytetään oman alansa priimuksia, eli mallikkaasti toimivia, keskimääräistä pienempien kustannuksien taloyhtiöitä, tunnistetaan oman taloyhtiön puutteet, vahvuudet ja kehityskohteet.
Toisin sanoen benchmarking-analyysi paljastaa, miten oman taloyhtiön kulut vertautuvat luokkansa parhaiden taloyhtiöiden vastaaviin lukuihin. Analyysin avulla saadaan selville, mikäli taloyhtiösi maksaa verrokkejaan selvästi enemmän (tai vähemmän) esimerkiksi siivouspalveluista, sähköstä tai lämmityksestä.
Vertailuanalyysin toteuttaminen voi auttaa taloyhtiöitä säästämään kirjaimellisesti tuhansia euroja vuodessa. Helsinkiläiselle taloyhtiölle hiljattain toteuttamamme benchmarking-vertailu paljasti, että taloyhtiön kiinteistövero oli huomattavasti verrokkitaloyhtiöitä korkeampi. Tarkempi katsaus paljasti vertailuanalyysin tulokset oikeiksi: verotuksen perustana olevista virheellisistä neliöistä johtuen taloyhtiötä oli verotettu vuosien ajan kolmannes liikaa – yli 12 000 euroa vuodessa. Taloyhtiölle löytämänämme kokonaissäästöt nousivat yli 20 000 euroon vuodessa.
Johtamista tiedolla, ei mutulla
Emännöintitoimisto Aamu toteuttaa benchmarking-analyysin kaikille asiakkaillemme. Käytännössä tämä tarkoittaa, että me hoidamme tiedon keräämisen, jalostamisen ja analysoinnin, ja toimitamme näiden tulosten pohjalta laaditun raportin taloyhtiölle. Tämä selkeä ja jäsennelty raportti antaa taloyhtiölle konkreettista tietoa siitä, miten oman yhtiön kustannukset vertautuvat muihin vastaaviin taloyhtiöihin.
Jotta vertailusta olisi todellista käytännön hyötyä taloyhtiölle, pelkkä satunnaisten taloyhtiöiden vertailu ei kuitenkaan riitä, vaan tiedon keräämisen ja vertailun lisäksi tarvitaan myös ammattitaitoista tiedon jalostamista ja analytiikkaa. Perinteiset isännöintiyritykset eivät kuitenkaan työllistä analyytikkoja – mutta maailman ensimmäinen emännöintitoimisto työllistää. Analyytikkomme Risto hyödyntää työssään laajaa osaamistaan analytiikasta ja raportoinnista taloyhtiöiden eduksi. Riston ansiota on myös Aamun ainutlaatuinen taloyhtiötietokanta, joka sisältää yli miljoona riviä eri taloyhtiöiden tietoja.
Tietokantamme suuri koko mahdollistaa mielekkään vertailun, jossa benchmarking toteutetaan ainoastaan keskenään vertailukelpoisten taloyhtiöiden kesken. Tiedon ammattitaitoinen jalostaminen onkin siis ensiarvoisen tärkeää vertailuanalyysin toteuttamisessa. Esimerkiksi keskenään eri kokoisten taloyhtiöiden sähkökustannusten vertailu ei olisi mielekästä, eivätkä täysin eri-ikäisten taloyhtiöiden lämmityskustannukset ole keskenään vertailukelpoisia.
Lue lisää: Mitä hyötyä datasta on taloyhtiölle?
Kokemus osoittaa: vertailu kannattaa
Ammattitaitoisesti toteutetun benchmarking-analyysin avulla taloyhtiöt voivat oppia alan parhaista käytännöistä ja soveltaa niitä oman toimintaansa. Tutkimalla vertailujoukon priimuksia eli pienimpien kustannuksien taloyhtiöitä opitaan parhaat keinot pienentää taloyhtiön kustannuksia ilman, että palvelutaso heikkenee. Näin benchmarking-vertailusta hyötyvätkin siis kaikki. Analyysi antaa taloyhtiölle arvokasta ja ainutlaatuista tietoa ja uusia työkaluja kustannussäästöjen saavuttamiseksi.
Benchmarking-analyysi auttaa taloyhtiötä vastaamaan mm. seuraaviin kysymyksiin:
- Kuinka paljon taloyhtiöt keskimäärin maksavat palveluistaan?
- Miten oman taloyhtiön kulut vertautuvat muiden taloyhtiöiden lukuihin?
- Miten tietyt taloyhtiöt onnistuvat pitämään kustannuksena kurissa ilman että palveluiden taso kärsii?
- Mikä pienen kulutuksen taloyhtiöitä yhdistää?
- Miten pienten kustannusten taloyhtiöiden käytäntöjä voidaan soveltaa oman taloyhtiön toimintaan?
Kokemus on osoittanut, että vertailuanalyysin toteuttaminen todella kannattaa: tähän mennessä olemme onnistuneet löytämään säästökohteita joka ikiselle asiakastaloyhtiöllemme.
Oletko kiinnostunut viemään taloyhtiösi johtamisen uudelle tasolle? Ota yhteyttä!