Vuoden mittaa taloyhtiössä sattuu ja tapahtuu. Ehkä tulossa on isompi remontti. Kenties kyseessä ovat vaihtuvat vuodenajat ja niihin liittyvät jokavuotiset muutokset. Jotta taloyhtiöelämä sujuu mahdollisimman kitkattomasti, on tärkeää pitää huoli siitä, että koko taloyhtiö tietää, mitä milloinkin tapahtuu ja miksi.
Perinteisesti isännöintialalla ei ole juurikaan panostettu viestintään vaan asioista on tiedotettu vähän siinä kaiken muun sivussa, jos silloinkaan. Tätä perinteistä asetelmaa on korkea aika tarkastella uusiksi, sillä selkeästä ja suunnitelmallisesta viestinnästä hyötyy koko taloyhtiö – esimerkiksi näin.
1. Vältytään kalliilta vahingoilta
Vaikka kaikilta vahingoilta ei arjen pyörityksessä voida välttyä, taloyhtiöarjessa on useita tilanteita, joihin voidaan varautua etukäteen.
Taloyhtiöissä useat vaaranpaikat toistuvat vuodesta toiseen ja niistä on hyvä muistuttaa asukkaita jo etukäteen. Joka joulu joltakin unohtuu, ettei kinkunrasvaa saa kaataa viemäriin. Kun hyytyvä rasva tukkii viemärin, putkia voidaan joutua avaamaan pitkältäkin matkalta ja pahimmillaan tuloksena on vesivahinko. Tältä ikävältä ja kalliilta tilanteelta voidaan välttyä, kun asukkaille tiedotetaan joulun ajan askelmerkeistä jo hyvissä ajoin. Kinkun rasvan käsittelyn lisäksi voidaan muistuttaa esimerkiksi mihin joulukuusi tulee toimittaa pyhien jälkeen ja kerrata paloturvallisuuden perusteet.
Ennakoitavissa olevat vaaranpaikat eivät liity ainoastaan vuodenkiertoon. Mikäli taloyhtiöön ei esimerkiksi ole vielä asennettu sähköautojen lataustolppia, asukkaille on hyvä tiedottaa, ettei sähköautoja saa ladata lämmitystolpista tai tavallisista pistorasioista mahdollisen ylikuormituksen ja palovaaran takia.
2. Yhteiset kulut laskevat
Lähes jokaisessa taloyhtiössä piilee hyödyntämätöntä säästöpotentiaalia. Myös asukkaat ja osakkaat voivat vaikuttaa yhteisiin kustannuksiin helpoilla arjen valinnoilla. Ongelmana on se, että usein niistä ei olla tietoisia.
Harva asukas esimerkiksi tulee ajatelleeksi, että jokaisesta taloyhtiön postittamasta paperitiedotteesta, -laskusta ja -yhtiökokouskutsusta aiheutuu taloyhtiölle kustannuksia. Samojen asiakirjojen sähköisestä toimittamisesta ei sen sijaan aiheutuisi taloyhtiölle mitään erilliskuluja. Moni paperipostia vastaanottava vaihtaisi ilomielin sähköisen viestintään, jos vain olisi asiasta tietoinen.
Avoin viestintä voi auttaa laskemaan taloyhtiön kuluja myös isommalla skaalalla. Vaikka energiakustannukset puhuttavat edelleen, useissa taloyhtiöissä nostetaan kädet pystyyn ja toivotaan, että asukkaat sattuisivat nappaamaan sieltä täältä energiansäästövinkkejä. Oman yhtiön energiankulutusta ei kuitenkaan tarvitse, saati kannata, jättää pelkän sattuman varaan. Sen sijaan taloyhtiön kannattaa viestiä aktiivisesti kaikille asukkaille, että jokainen voi omilla valinnoillaan vaikuttaa yhteisiin kustannuksiin. Samalla voidaan antaa käytännön vinkkejä siitä, miten omaa energiankulutusta voi vähentää.
3. Aikaa säästyy ja arki helpottuu
Kun taloyhtiön asioista tiedotetaan suunnitelmallisesti, asukkaiden aika ei kulu kyselyyn ja asioiden selvittämiseen. Se, että asukkaiden ja osakkaiden pitää olla puhelimen äärellä toimistoaikaan selvittelemässä asioita, joista olisi voitu tiedottaa kerralla koko taloyhtiölle, ei ole kenenkään etujen mukaista.
Hyvä esimerkki tästä on huoneistotietojärjestelmään siirtyminen, joka koskettaa käytännössä kaikkia taloyhtiöitä ja niiden osakkaita. Järjestelmään siirtyminen herättää osakkaissa monenlaisia kysymyksiä. Milloin järjestelmään siirrytään? Miksi sellainen ylipäätään tarvitaan? Ja ennen kaikkea: mitä ja milloin minun pitää osakkeenomistajana tehdä? Jo etukäteen on selvää, että samat kysymykset tulevat toistumaan yhä uudelleen. Suunnitelmallisen viestinnän avulla niihin voidaan varautua jo ennakkoon.
Tiedottamalla osakkaita järjestelmään siirtymisestä selkeästi jo etukäteen säästetään kaikkien hermoja ja aikaa. Kun yleisimpiin kysymyksiin on tarjolla selkeät vastaukset, osakkaat voivat valmistautua muutoksiin ilman epätietoisuutta ja turhaa stressiä. Kun jokaisen osakkaan ei tarvitse yksitellen selvitellä vastauksia samoihin kysymyksiin, myös kiinteistöpäällikön aikaa vapautuu muiden tehtävien edistämiseen. Toisin sanoen hän pystyy tarjoamaan taloyhtiöille parempaa palvelua.
4. Yhteisöllisyys ja asukastyytyväisyys lisääntyvät
Hyvin toteutettu viestintä vahvistaa koko taloyhtiön hyvinvointia ja yhteisöllisyyttä. Asukkaille ja osakkaille on hyvä tiedottaa aktiivisesti yhteisistä tapahtumista, vaikkapa tulossa olevista syystalkoista. Se, että omat naapurit tunnetaan ja kohdatessa moikataan lisää paitsi yhteisöllisyyden myös turvallisuuden tunnetta taloyhtiössä.
Hyvinvoivassa taloyhtiössä asukkaat kokevat, että heitä kuunnellaan ja epäkohtiin puututaan. Asukaskysely on tehokas keino luoda osallisuuden tunnetta ja samalla sitouttaa kaikki asukkaat yhteisiin pelisääntöihin. Tiedottamalla aktiivisesti asukaskyselystä (milloin, miten ja miksi se toteutetaan) taloyhtiö saa arvokasta tietoa siitä, mikä taloyhtiössä toimii ja missä on parantamisen varaa. Viestimällä asukkaille avoimesti kyselyn tuloksista sekä toimenpiteistä, joihin tulosten pohjalta ryhdytään, vahvistetaan osallisuuden tunnetta ja samalla koko taloyhtiön hyvinvointia.
Arvaatko muuten, mihin asioihin asukaskyselyissä usein toivotaan lisäpanostusta?
Yhteisöllisyyteen ja yhteisistä asioista tiedottamiseen.
Me laadimme asiakkaillemme taloyhtiön tarpeiden mukaan räätälöidyn viestintäsuunnitelman, myös poikkeustilanteiden varalle. Tutustu viestintäpalveluihimme täällä. Koska sujuva, avoin ja kaikki asukkaat ja osakkaat tavoittava viestintä on koko taloyhtiön etu, laadimme tarvittaessa taloyhtiön tiedotteet myös englanniksi.
