Isännöintiala on murroksessa, ja taloyhtiöiden tarpeet tiedonhallinnalle ja viestinnälle kasvavat jatkuvasti. Me etsimme aktiivisesti tapoja parantaa taloyhtiöiden arkea – ja siksi päätimme siirtyä Avaa.io-isännöintijärjestelmään.
Avainroolissa muutoksessa oli Aamun kiinteistöpäällikön ja kehitysasiantuntijan tehtäviä hoitava Sanna. Kysyimme häneltä, miten uusi järjestelmä on vaikuttanut arkeen ja miten järjestelmämuutos tuki hänen omaa ammatillista kasvuaan.
Mikä on Avaa.io?
Avaa.io on kotimainen isännöinnin ja kiinteistöhallinnan työkalu, jossa isännöitsijät hallitsevat taloyhtiöiden arkea.
Palvelu tuo taloyhtiön tiedot yhteen paikkaan ja tarjoaa räätälöidyt näkymät taloyhtiön hallitukselle, osakkaille ja asukkaille. Osakas voi tarkastella palvelussa omia huoneistotietojaan, vastiketilannettaan ja taloyhtiöviestintää, kun taas vuokralainen voi tarkistaa saunavuoronsa tai autopaikkansa maksutilanteen.
Avaa.io ei ole pelkkä dokumenttiarkisto vaan vuorovaikutteinen palvelu. Järjestelmän kautta hallitus voi päivittää taloyhtiön ilmoitustaulua ja lähettää osakkaille sähköpostiviestejä – ilmaiseksi ja tietoturvallisesti. Avaa.io kytkeytyy kotimaiseen Fennoa-kirjanpitojärjestelmään mikä avaa uusia mahdollisuuksia tietojen kulkeutumiseen järjestelmien välillä.
Sannan urapolku: Isännöinnistä projektikoordinointiin
Sanna työskentelee Aamulla kiinteistöpäällikkönä eli isännöintitehtävissä, sekä kehitysasiantuntijan tehtävissä. Taustallaan hänellä on myös markkinointiteknologian osaamista, joka osoittautui järjestelmänmuutoksessa hyvin arvokkaaksi.
– Aiemmissa rooleissani olin päässyt tutustumaan siihen, miten tekniset järjestelmät toimivat konepellin alla ja miten työstövaiheessa olevien järjestelmien kanssa navigoidaan, Sanna kertoo.
Sanna on päässyt hyödyntämään osaamistaan Aamulla jo aiemmin toteuttaessaan digitaalisten työkalujen sisäistä käyttöönottoa. Sanna on vastannut myös koulutuksesta ja viestinnästä, sekä sisäisesti että ulkoisesti. Tämä on juuri sellaista ammatillista kasvua, jota Aamulla halutaan tukea.
– Mukavaa hommaa on ollut. Avaa.io:ssa ja Fennoassa on ilmennyt matkan varrella vaikka mitä mahdollisuuksia, joita voidaan tehdä ja kehittää, Sanna kertoo.
Mitä järjestelmämuutoksessa piti huomioida?
Isännöintiala on syystäkin varsin säänneltyä. Kun käsitellään taloyhtiö- ja henkilötietoja, on ehdottoman tärkeää pitää kiinni tiedon oikeellisuudesta ja tietoturvallisuudesta.
Siirtymän aikana liikuteltiin laajasti erilaista tietoa:
- Huoneisto- ja henkilötiedot
- Taloyhtiöiden tiedot: taloyhtiön tilat sekä tekniset ja hallinnolliset perustiedot
- Osakkaisiin liittyvät huoneistotietojärjestelmän tiedot, esim. osakasmuutostyöt
- Päätösasiat ja muut isännöitsijäntodistuksella huomioitavat tiedot
Käytännön haaste oli se, että taloyhtiöiden arki ei pysähdy projektin ajaksi. Järjestelmätoimittajan tuki oli tässä korvaamatonta: nopeat korjaukset varmistivat, että isännöitsijöiden työ sujui normaalisti koko siirtymän ajan.
Miten sidosryhmät otettiin mukaan?
Muutos on koskenut koko organisaatiota ja jokainen on joutunut opettelemaan uusia työskentelytapoja.
– Onneksi on löytynyt aktiivisia ihmisiä, jotka ovat itse löytäneet ratkaisuja ja jakaneet niitä muille, Sanna kiittelee.
Tiiviissä siirtymävaiheessa taloyhtiöiden hallitusten jäsenille järjestettiin webinaareja, joista kertyi paljon hyviä kysymyksiä, kommentteja ja kehitysideoita. Näitä koulutuksia tarjotaan myös jatkossa uusille hallitusten jäsenille ja uusille asiakastaloyhtiöille.
– Viestintää ei voi ikinä tehdä liikaa. Ihmisillä on luontaisesti tarve tietää mitä tapahtuu ja miksi, Sanna summaa.
Uuteen järjestelmään siirtyminen on iso urakka – missä nyt mennään?
Avaa.io-järjestelmään siirtyminen kesti noin puolitoista vuotta ensimmäisestä taloyhtiösiirrosta tähän hetkeen. Nyt kaikki Emännöintitoimisto Aamun asiakastaloyhtiöt on siirretty järjestelmään, ja jatkossa heidän taloyhtiötietonsa asuvat siellä.
– Rekisteröitymällä Avaa.io-kirjautumissivustolle pääsee oman taloyhtiönsä sivuille, Sanna vinkkaa.
Käyttökokemuksia – mitä mieltä ovat ammattilaiset ja asiakkaat?
Kiinteistöpäällikkönä Sanna arvostaa etenkin Avaa.io:n viestintätoimintoa, joka antaa aiempaa paremmat valmiudet viestiä osakkaille ja asukkaille.
– Jos esimerkiksi tietyn talon tiettyyn rappuun on kertynyt sinne kuulumatonta irtaimistoa, pystymme nyt tiedottamaan paloturvallisuusriskistä suoraan siihen rappuun. Myös raportointinäkymät ovat aiempaa selkeämmät, Sanna kehuu.
Myös asiakaskoulutukset ovat yllättäneet iloisesti. Pelko siitä, että iäkkäämmät asukkaat eivät oppisi käyttämään sähköisiä työkaluja on osoittautunut pitkälti turhaksi.
– Koulutuksissa on ollut tosi skarppeja vanhempia ihmisiä, joilla on paljon halua ja oppimiskykyä. He ovat kumonneet harhakäsitystä siitä, että vanhemmat ihmiset eivät osaisi tai haluaisi – hyviä osaajia löytyy kaikista ikäryhmistä, Sanna toteaa.
Ammatillista kasvua ja uusia mahdollisuuksia
Kehitysprojekti on ollut kokonaisuudessaan opettavainen kokemus. Aamulla työskentelee 70 erikoisosaaja, joiden ammattitaidolle projekti on tuonut aivan uutta arvostusta.
– Meillä on valtavasti sisäistä asiantuntemusta hyödynnettäväksi. Ymmärrän nyt muiden työtehtäviä ihan uudella tavalla: kuinka monia työvaiheita ihmisten töissä on ja mitä kaikkea siihen liittyy, että asiakkaiden asiat saadaan hoidettua, Sanna kehuu.
Projekti selkeytti myös sitä, mitä asiakkaat arvostavat järjestelmissä ja mihin suuntaan niiden pitäisi tulevaisuudessa kehittyä. Tämän toteuttamisessa Avaa.io on ollut korvaamaton apu.
– Avaa.io on ollut kiinnostunut ja kuunnellut meitä aktiivisesti. He ovat huomioineet ketterästi meidän esiin nostamamme toiveet kehityksessä – iso kiitos siitä hyvälle kumppanille, Sanna kiittelee.
Sannalla itsellään on nyt uusi rooli: isännöintityön rinnalla hän toimii Intelligence-kehitystiimissämme, jonka tavoitteena on löytää fiksumpia tapoja tuottaa tietoa päätöksenteon tueksi taloyhtiöasiakkaillemme. Avaa.io-projekti tarjosi erinomaiset eväät tähän uuteen innostavaan rooliin.
